HR Report, phân tích yêu cầu và cách xây dựng

Đã cập nhật vào 05/09/2020

HR Report, phân tích yêu cầu và cách xây dựng

HR Report, có thực sự cần phân tích yêu cầu khi xây dựng?

Có một thực tế mình và các bạn đang gặp phải khi nghe câu nói: Gửi lại cho anh HR Report tháng này trước ngày 10.

Đó là chúng ta sẽ cảm thấy buồn, mặt chúng ta bắt đầu trầm lại và não cũng bắt đầu tư duy làm như thế nào. Kèm theo đó là một giọng nói yếu ớt, lý nhí vang lên hai chữ “vâng anh“.

Tạm bỏ hết lại tất cả đang dở dang, nhanh tay bật Google search và gõ:

Hướng dẫn xây dựng HR Report

Các chỉ tiêu của một HR Report

Cách xây dựng báo cáo bằng excel và power point

Chưa kịp đọc hết những danh sách tìm kiếm dài ngoằng trên Google, lại nhanh tay đăng bài vào nhóm HR Data Analysis để hỏi:

500 ACE cho em xin mẫu HR Report để em tham khảo với ạ. E đội ơn.và kèm theo đó là chiếc mặt cười mếu đáng thương hại

Phân tích yêu cầu khi xây dựng HR Report

Khoan vội, bạn đúng là đáng thương hại khi chỉ biết nói 2 chữ “vâng anh” mà không biết hỏi rằng:

Anh cần những thông tin gì để em tập trung phân tích sâu hơn?

Em gửi anh cả bản Excel và Power Point anh nhé!

Mình sẽ gửi cho những ai để em tối ưu báo cáo?

Em bận quá lùi sang 11 được không anh ơiiii

Do đó, cứ bình tĩnh cơm chưa ăn kẻng còn đó, cứ phải làm cho ra nhẽ là phân tích yêu cầu báo cáo đã.

Hay nói cách khác là phân tích ông sếp ông muốn biết các thông tin gì từ HR Report và đích thực bao giờ ông cần vì các sếp hay có tính toán delay time lắm. Chúng ta phải làm được như thế trước khi nói tới việc guide thêm cho ông một số cái cần đưa vào báo cáo để làm màu cho bản thân mình hay làm ra một báo cáo chất lượng mà om hàng tận cả tháng trời đến khi đưa lên anh lại chửi “cần quái gì báo cáo giờ này nữa”.

Đắng! Thực sự rất đắng.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Kỹ thuật phân tích yêu cầu khi xây dựng HR Report

Đi vào kỹ thuật phân tích yêu cầu báo cáo thì các bạn chỉ cần giải quyết 2 câu hỏi:

Người nhận là ai?

Báo cáo cái gì?

Trả lời được 2 câu hỏi này các bạn sẽ xây dựng được một HR Report nhắm đúng mục tiêu người nhận giúp cho họ xem báo cáo thấy đúng là đang gửi cho mình. Người nhận khai thác được các số liệu của báo cáo để vận dụng được trong việc ra quyết định.

Các bạn phải xác định và phân biệt được từng đối tượng nhận báo cáo để thiết kế báo cáo cho hiệu quả.

Ví dụ:

Khi thiết kế báo cáo để gửi cho CEO thì báo cáo chỉ cần tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất, trình bày súc tích, ngắn gọn nêu nổi bật vấn đề.
Khi gửi cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính thì bạn nên tập trung vào các yếu tố chi phí, quỹ lương, thưởng, doanh thu/ đầu người,…
Hay khi gửi cho sếp của bạn là nhân sự thì bạn hầu như phải nêu đầy đủ các tiêu chí, phân tích, so sánh, đánh giá để nêu bật được các vấn đề, hay nói chung bạn phải hết sức để ý về chi tiết.
Hay khi gửi báo cáo chung cho tất cả các head phòng/ban thì bạn phải thiết kế các trường lọc thông tin như filter, slicer, pivot, macro, công thức để các đối tượng nhận khác nhau họ dễ dàng lọc được các thông tin họ cần xem, không phải bắt ai cũng phải xem hết từng ấy thông tin trong một HR Report dài ngoằng đầy sự sáng tạo của bạn.

Giống như mình, khi mình gửi sếp thì báo cáo đầy đủ từ A – Z, phân tích rất dài, vừa nhiều số, vừa nhiều chữ, khiến cho sếp chỉ biết gật đầu mà không thèm hỏi lại hai chữ tại sao?. Còn khi gửi CEO, mình không bao giờ làm quá 5 slides và chỉ cần highlight các con số, kèm vài nhận xét ngắn củn nhưng chất lượng như:

Tỷ lệ turnover rate này ở mức tốt của thị trường, là tỷ lệ thay máu tốt nhất so với các kỳ trước và cùng kỳ năm ngoái.

Do đó, từ nay các bạn hãy bỏ thói quen dùng một HR Report mình cho là tuyệt vời nhất để gửi cho tất cả mọi người, khi đó các bạn sẽ có một ngày không hề tuyệt vời tí nào.