Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure), hướng dẫn chi tiết

Trong bối cảnh mọi thứ thay đổi nhanh chóng và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Trong bài viết này, HocNhanSu.Online sẽ chia sẻ và hướng dẫn chi tiết cho bạn về loại hình cơ cấu tổ chức này.

Định nghĩa về cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) hay còn gọi là tổ chức không tầng lớp, là một mô hình tổ chức có số lượng cấp bậc quản lý tối thiểu. Mục tiêu chính của mô hình này là giảm thiểu sự phức tạp, rườm rà trong quá trình ra quyết định và tạo ra một môi trường làm việc nhanh nhẹn, sáng tạo và hiệu quả hơn.

Trong cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên thường có nhiều quyền tự quản lý công việc của mình, giúp tăng cường sự sáng tạo và tinh thần chủ động. Đồng thời, mô hình này cũng thúc đẩy sự giao tiếp và tương tác trực tiếp giữa nhân viên và quản lý cao nhất (bỏ qua các quản lý trung gian như trước đây), giúp giảm thiểu các lỗi thông tin và tăng tốc độ ra quyết định.

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức phẳng cũng có thể gây ra một số khó khăn, như sự mơ hồ về trách nhiệm và quyền hạn, đặc biệt khi tổ chức mở rộng quá lớn.

Lịch sử và xuất phát điểm của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) không có một thời điểm cụ thể nào được xác định là “bắt đầu”. Tuy nhiên, khái niệm này đã trở nên phổ biến và được chấp nhận rộng rãi hơn trong những thập kỷ gần đây, đặc biệt là từ thập kỷ 1990s trở đi.

Trong quá khứ, cấu trúc tổ chức truyền thống thường theo hình thức hình tháp với nhiều cấp bậc quản lý. Tuy nhiên, trong thập kỷ 1990, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và môi trường kinh doanh thay đổi liên tục. Các tổ chức bắt đầu nhận ra rằng việc giảm bớt số lượng cấp bậc quản lý có thể giúp tăng cường hiệu suất và năng suất. Điều này dẫn đến sự ra đời và phát triển của cơ cấu tổ chức phẳng.

Những công ty đầu tiên tiên phong áp dụng mô hình này thường là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng sau đó nhiều tổ chức lớn hơn như GE, Facebook, Nike, Valve, Zappos… cũng đã chuyển hướng sang mô hình tổ chức phẳng.

Tuy nhiên, mặc dù cấu trúc tổ chức phẳng đã trở nên phổ biến hơn, không phải tất cả các tổ chức đều thích hợp hoặc có thể chuyển đổi thành mô hình này. Đối với các tổ chức lớn, cấu trúc tổ chức phẳng có thể tạo ra sự mơ hồ về trách nhiệm và quyền hạn, và có thể gây khó khăn trong việc quản lý và điều hành.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Như mọi mô hình quản lý, tổ chức phẳng mang lại một số lợi ích rõ rệt khi được áp dụng đúng cách.

Sự linh hoạt và nhanh chóng trong việc ra quyết định

Một trong những ưu điểm lớn nhất của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) là khả năng ra quyết định nhanh chóng. Do số lượng các cấp lãnh đạo giảm, quá trình phê duyệt và ra quyết định trở nên nhanh chóng hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà sự nhanh nhẹn có thể làm nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

Tạo điều kiện cho sự sáng tạo và sự tham gia của nhân viên

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và sự tham gia của nhân viên. Khi nhân viên có quyền tự quyết, họ cảm thấy mình có giá trị hơn và có phần quan trọng trong sự thành công của công ty. Điều này tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mà ý tưởng mới được khuyến khích và nhân viên có thể thể hiện khả năng lãnh đạo của mình.

Nhân viên  hài lòng hơn về công việc của họ

Trong một tổ chức phẳng, nhân viên thường được trao nhiều quyền tự chủ và quyền kiểm soát công việc của họ hơn so với mô hình tổ chức truyền thống. Điều này có thể dẫn đến mức độ hài lòng về công việc cao hơn vì nhân viên cảm thấy họ có thể đóng góp nhiều hơn vào công việc và quyết định liên quan đến công việc của họ.

Tính minh bạch và giao tiếp tốt

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) cũng thúc đẩy sự minh bạch và giao tiếp tốt. Khi số lượng cấp lãnh đạo giảm, thông tin có thể lưu thông nhanh hơn và rõ ràng hơn trong tổ chức. Điều này giúp nhân viên có một cái nhìn rõ nét hơn về mục tiêu và chiến lược của công ty, cũng như cách mà công việc của họ đóng góp vào việc đạt được những mục tiêu đó.

Tối ưu chi phí nhân sự và tăng hiệu quả hoạt động

Cấu trúc tổ chức phẳng có thể giúp giảm chi phí hoạt động hơn vì có ít lớp quản lý ở giữa hơn. Điều này có nghĩa là công ty có thể tiết kiệm được chi phí liên quan đến lương, phúc lợi và đào tạo cho các vị trí quản lý. Hơn nữa, do có ít cấp quản lý, quyết định có thể được thực hiện nhanh chóng hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả. Đồng thời, nhân viên có thể được ủy quyền nhiều hơn, giúp họ làm việc một cách hiệu quả hơn và tăng năng suất.

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Mặc dù cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng không thể phủ nhận rằng nó cũng có những hạn chế.

Khó khăn trong việc quản lý và phân công trách nhiệm

Một trong những thách thức lớn nhất của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) là việc quản lý và phân công trách nhiệm. Trong một môi trường không có nhiều cấp lãnh đạo, việc xác định ai chịu trách nhiệm cho những quyết định cụ thể có thể trở nên phức tạp. Điều này đôi khi có thể dẫn đến sự mơ hồ về trách nhiệm và gây ra sự mâu thuẫn trong nhóm.

Mất cân đối khi phân chia công việc

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) cũng có thể dẫn đến mất cân đối trong phân chia công việc. Khi một số nhân viên nắm quyền tự quyết cao hơn, họ có thể thấy mình phải đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn so với những người khác. Điều này có thể tạo ra áp lực và căng thẳng, đặc biệt nếu không có sự hỗ trợ và hướng dẫn từ lãnh đạo.

Khả năng tạo ra sự không rõ ràng trong vị trí và cấp bậc

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) có thể tạo ra sự không rõ ràng về vị trí và cấp bậc. Khi các cấp lãnh đạo truyền thống bị loại bỏ, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc xác định vị trí của họ trong tổ chức. Điều này sẽ gây ra sự mơ hồ và lúng túng không cần thiết nên việc phân quyền và quy trình công việc phải hết sức rõ ràng.

Thiếu cơ hội thăng tiến và phát triển dài hạn

Trong một tổ chức phẳng, việc có ít lớp quản lý có thể dẫn đến việc giảm cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Trong một mô hình tổ chức truyền thống, nhân viên có thể nhìn thấy một lộ trình rõ ràng để thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn. Tuy nhiên, trong một tổ chức phẳng, vì có ít vị trí quản lý, cơ hội để thăng tiến có thể bị giới hạn.

Hơn nữa, việc thiếu cơ hội thăng tiến cũng có thể hạn chế sự phát triển dài hạn của công ty. Nhân viên có thể cảm thấy không có động lực để cải thiện và phát triển kỹ năng của mình nếu họ không thấy có cơ hội để thăng tiến. Điều này có thể dẫn đến việc giảm năng suất và sự sáng tạo, cũng như tăng tỷ lệ rời bỏ công ty.

Đồng thời, việc thiếu cơ hội thăng tiến có thể làm cho việc thu hút và giữ chân nhân tài trở nên khó khăn hơn. Những người có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm có thể tìm kiếm các cơ hội ở nơi khác nếu họ không thấy có cơ hội để thăng tiến và phát triển sự nghiệp tại công ty hiện tại.

So sánh cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) và cơ cấu tổ chức phân cấp (Hierarchical Organizational Structure)

Đặc điểm	Cấu trúc tổ chức phẳng	Cấu trúc tổ chức phân cấp
Số cấp quản lý	Ít hoặc không có cấp quản lý	Nhiều cấp quản lý
Quyền ra quyết định	Phân bổ trong toàn tổ chức	Tập trung ở cấp cao nhất của tổ chức
Giao tiếp	Ngang và không chính thức	Dọc và chính thức
Hợp tác	Được khuyến khích	Không được khuyến khích nhiều
Tự chủ của nhân viên	Cao	Thấp
Tốc độ ra quyết định	Nhanh	Chậm
Tính linh hoạt	Cao	Thấp
Hiệu quả chi phí	Có thể hiệu quả về chi phí đối với các tổ chức nhỏ	Có thể hiệu quả về chi phí đối với các tổ chức lớn
Phù hợp với các loại tổ chức khác nhau	Phù hợp với các tổ chức nhỏ, linh hoạt	Phù hợp với các tổ chức lớn, phức tạp

Như bạn có thể thấy, có một số điểm khác biệt chính giữa cấu trúc tổ chức phẳng và cấu trúc tổ chức phân cấp. Các tổ chức phẳng được đặc trưng bởi các cấp quản lý ít, quyền ra quyết định phân bổ và giao tiếp ngang. Điều này làm cho chúng linh hoạt hơn so với cơ cấu tổ chức phân cấp, nhưng cũng có thể khiến việc không rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm công việc. Mặt khác, các tổ chức phân cấp có nhiều cấp quản lý, quyền ra quyết định tập trung và giao tiếp dọc. Điều này khiến chúng có cấu trúc hơn, nhưng cũng có thể khiến chúng kém linh hoạt và ra quyết định chậm chạm hơn.

Loại cấu trúc tổ chức tốt nhất cho một công ty cụ thể sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô của công ty, ngành mà nó hoạt động và văn hóa của nó. Tuy nhiên, nói chung, các tổ chức phẳng đang trở nên ngày càng phổ biến khi các công ty tìm cách trở nên linh hoạt và đáp ứng nhu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh.

Cách ứng dụng cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) vào thực tế

Việc áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) không phải lúc nào cũng dễ dàng. Dưới đây là một số cách mà doanh nghiệp có thể thực hiện để chuyển đổi mô hình tổ chức của họ.

Đánh giá sự phù hợp của mô hình với cơ cấu tổ chức

Trước hết, doanh nghiệp cần đánh giá xem cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) có phù hợp với cơ cấu tổ chức hiện tại của họ hay không. Điều này đòi hỏi việc xem xét các yếu tố như văn hóa công ty, quy mô công ty, và loại hình kinh doanh. Một mô hình phẳng có thể hoạt động tốt trong một công ty công nghệ nhỏ, nhưng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho một công ty sản xuất lớn.

Xem thêm: Span of Control là gì? Cách áp dụng hiệu quả trong quản lý

Quy trình triển khai và thích nghi với cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Nếu quyết định chuyển sang cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure), doanh nghiệp cần phát triển một kế hoạch chi tiết để quản lý quá trình chuyển đổi. Điều này có thể bao gồm việc xác định các vai trò và trách nhiệm mới, đào tạo nhân viên về cách làm việc trong một môi trường phẳng, và đánh giá quy trình làm việc hiện tại để xác định các cách thức cải tiến. Lời khuyên tốt nhất là chúng ta nên áp dụng thí điểm (pilot) cho những bộ phận dễ dàng chuyển đổi trước.

10 công ty tiên phong trong việc áp dụng cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

• Squarespace: Start-up công nghệ Squarespace nổi tiếng như một trong những nơi làm việc tốt nhất ở New York. Tại đây, văn hóa công ty là mở, phẳng và sáng tạo với rất ít cấp quản lý giữa nhân viên và lãnh đạo. Squarespace sử dụng cấu trúc phẳng của mình để khuyến khích sự sáng tạo và làm việc trong nhóm.
• W.L. Gore & Associates: Gore đã có mặt trong danh sách 100 công ty tốt nhất để làm việc của Fortune mỗi năm từ 1998. Họ tin tưởng các nhân viên (hoặc như họ gọi là “đồng nghiệp”) để thúc đẩy doanh nghiệp thông qua cấu trúc truyền thông dạng lưới.
• Facebook: Facebook nổi tiếng với văn hóa công ty xuất sắc và cách tiếp cận độc đáo với cấu trúc tổ chức phẳng. Họ tin rằng chiến lược này giúp giảm rủi ro trong một môi trường công nghệ tiềm ẩn căng thẳng và cạnh tranh.
• Nike: Nike không chỉ nổi tiếng về giày dép, mà còn về cấu trúc công ty độc đáo. Nike hoạt động với cấu trúc phẳng, trong đó tất cả các bộ phận và công ty con đều báo cáo về trụ sở chính toàn cầu của Nike.
• Valve: Valve là một trong những ví dụ nổi bật nhất về các công ty với cấu trúc tổ chức phẳng. Công ty mô tả văn hóa của mình là “đất phẳng” và muốn những người sáng tạo tạo nên cốt lõi của đội ngũ. Đây là công ty phát triển game, đứng sau các tựa game nổi tiếng như Half-Life và Dota. Valve đã sử dụng mô hình tổ chức phẳng để tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, nơi nhân viên có thể chọn dự án mà họ muốn làm việc. Kết quả là một loạt các sản phẩm sáng tạo và thành công đã giúp định hình nền công nghiệp game.
• Gumroad: Gumroad được thành lập vào năm 2012 bởi một trong những doanh nhân trẻ nhất Silicon Valley vào thời điểm đó, Sahil Lavingia. Ông tin rằng thành công của mình nhờ vây quanh mình những con người tài năng, truyền cảm hứng. Tại Gumroad không có khái niệm cấp trên, cũng như không có các phòng ban cố định.
• General Electric: General Electric có cấu trúc cơ bản, phẳng với rất ít vị trí quản lý giữa nhân viên và lãnh đạo. Họ tiến hành biến đổi này với mục tiêu hỗ trợ sự chuyển đổi của doanh nghiệp thành một công ty hàng đầu trong ngành công nghiệp số.
• Zappos: Zappos nổi tiếng với cấu trúc tổ chức độc đáo của mình, đã bãi bỏ khái niệm về chức danh công việc vào năm 2013.
• Crom.com: Vào năm 2019, Crom.com đã hoàn thiện việc trở thành một tổ chức hoàn toàn phẳng khi họ loại bỏ vị trí phân cấp, duy nhất còn lại trong công ty – CEO.
• Satalia: Ở Satalia, hầu như rất ít cấp quản lý và các nhân viên hoạt động tương đối độc lập.

Kết luận và tương lai của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure)

Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure), không nghi ngờ gì, đã mang lại sự thay đổi đáng kể trong cách các công ty quản lý và vận hành. Nó đã giúp giảm bớt các cấp lãnh đạo, tạo ra một môi trường làm việc nhanh nhẹn và dễ dàng thích ứng với thay đổi. Nó thúc đẩy sự sáng tạo, tăng cường giao tiếp và tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy giá trị của họ được công nhận. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm của mình, bao gồm khó khăn trong việc quản lý và phân công trách nhiệm, mất cân đối trong phân công công việc và sự mơ hồ trong vị trí và cấp bậc.

Với sự thay đổi không ngừng trong thế giới kinh doanh hiện đại, tương lai của cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) rất hứa hẹn và sẽ được các tổ chức áp dụng rất phổ biến. Khi công nghệ tiếp tục phát triển và các công ty tìm kiếm cách để trở nên linh hoạt hơn, cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organization Structure) sẽ trở thành một xu hướng quan trọng. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi các công ty phải tỉnh táo đối mặt với các thách thức, đặc biệt là khi triển khai mô hình này trên quy mô lớn. Trong tương lai, chúng ta có thể chứng kiến sự phát triển của các biến thể mới của mô hình tổ chức phẳng, đáp ứng nhu cầu cụ thể của các công ty và ngành công nghiệp khác nhau.