fbpx
Skip to main content
Thông Báo

Khóa học Total Rewards (Global standards) đang có ưu đãi hơn 1 triệu!

Với phương châm "học từ người giỏi nhất, với chi phí tiết kiệm nhất", HocNhanSu.Online đã kết hợp với True Talent Academy để chia sẻ Khóa học Total Rewards tới Cộng đồng Nhân sự.

Khóa học Total Rewards cung cấp kiến thức chuẩn toàn cầu, GV là Total Rewards Leader của Cargill (Tập đoàn tư nhân có doanh thu lớn nhất Hoa Kỳ) và nhiều năm kinh nghiệm tại Hay Group, McKinsey & Company.

Hiện tại Khóa học đang có ưu đãi hơn 1 triệu nếu đăng ký trong hôm nay. Hãy truy cập đường link để tham khảo.

https://academy.truetalent.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-total-rewards/

Thông Báo

GV MBA. Son Anh triển khai đào tạo People Analytics cho FPT Software

Chúng tôi rất lấy làm vinh hạnh và tự hào khi GV MBA. Son Anh đã hoàn thành 02 ngày đạo tạo trực tiếp (Inhouse) cho bộ phận HR của FPT Software về People Analytics.

Chương trình đào tạo đã thành công tốt đẹp và điểm đánh giá đào tạo tương đối cao 4.51/5.

Một lần nữa xin cảm ơn FPT Software đã tin tưởng và đồng hành với các GV của chúng tôi.

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Thông Báo

Chính thức ra mắt Diễn đàn Nhân sự

Xin chào!

Như bạn biết đấy, HocNhanSu.Online ra đời mang một sứ mệnh đó là cung cấp các Tài nguyên chất lượng cho Cộng đồng Nhân sự Việt Nam.

Và xin thông báo với bạn rằng, hôm nay chúng tôi đã cho ra mắt Diễn đàn Nhân sự (tab Diễn Đàn). Diễn đàn sẽ giúp chúng ta cùng nhau hỏi đáp và thảo luận các vấn đề về chuyên môn để cùng nhau tiến bộ.

Bạn hãy bắt đầu tạo một tài khoản để cùng nhau hỏi đáp, thảo luận và được cộng đồng ghi nhận nhé!

Nice day <3

Thông Báo

HocNhanSu.Online tiến hành nâng cấp website

Xin chào bạn!

Lời đầu tiên xin được cảm ơn bạn vì đã và đang ủng hộ HocNhanSu.Online trong suốt chặng đường vừa qua.

Và như bạn thấy chúng tôi vừa mới nâng cấp website để mang thêm nhiều tài nguyên tới cộng đồng, cũng như nâng cao trải nghiệm người dùng.

Chúng tôi biết rằng quá trình này sẽ gặp một số sai sót không đáng có và chúng tôi sẽ cố gắng khắc phục nó sớm nhất trong nay mai.

Rất xin lỗi vì sự bất tiện này.

HocNhanSu.Online team.

05 bước xây dựng định biên nhân sự

Đã cập nhật vào 09/01/2023
05 bước xây dựng định biên nhân sự

Các bước xây dựng định biên nhân sự bài bản

Định biên nhân sự là một trong những việc rất đau đầu, khi chúng ta xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm.

Vì nhân sự cũng là một khoản đầu tư nên làm ngân sách nhân sự phải rất chặt chẽ và bài bản. Nếu chúng ta lập ngân sách vượt xa với thực tế, nó sẽ ảnh hưởng đến lãi suất tiền gửi, lưu thông dòng tiền. Hoặc nếu nó quá ít so với những gì chúng ta cần, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh vì không có đủ tiền để hoạt động.

Từ trước đến nay, có phải khi xây dựng định biên nhân sự, bạn chỉ cần cho các khối phòng tự đề xuất, sau đó trình CEO phê duyệt là xong!?

Nếu như vậy, thì e là chưa hiệu quả được!

Hãy tham khảo ngay, 05 bước xây dựng định biên và chi phí nhân sự sau đây:

Bước 1: Rà soát định biên nhân sự

Chúng ta sẽ thực hiện theo mô hình 5S (Shape – Size – Skill – Site – Spend) của Korn Ferry Institute (tên cũ là HAY Group).

  • S1: Right shape – Đúng hình trạng
  • S2: Right size – Đúng quy mô
  • S3: Right skills – Đúng chuyên môn, kỹ năng
  • S4: Right site – Đúng vị trí
  • S5: Right spend – Đúng giá trị
Chi tiết bạn hãy tham khảo bài viết Hoạch định nhân sự rất hiệu quả với mô hình này để xây dựng định biên nhân sự được chuẩn chỉnh hơn.

Bước 2: Xây dựng định biên nhân sự

Khi đã rà soát kỹ, cũng là lúc các phòng ban xác định được phòng mình đang thừa thiếu nhân sự như thế nào.

Thì khi đó, chúng ta mới nhảy sang bước tiến hành phân tích để xác định số lượng định biên cần thiết.

Rà soát định biên nhân sự
Rà soát định biên nhân sự

Căn cứ để xây dựng định biên đó là chúng ta phải dựa vào chiến lược năm tới là như thế nào?

Để đạt được chiến lược đó thì chúng ta cần đạt được những mục tiêu gì (objectivies). Và để đạt được những mục tiêu đó chúng ta cần đạt được những kết quả then chốt nào (key results). Hay nói cách khác là chúng ta xác định rõ OKRs hoặc Balance Score Card (BSC) của doanh nghiệp mình cho năm tới.

Khi các phòng ban đã được giao các KRs, KPIs nhất định thì đó là lúc họ lên kế hoạch hoạt động chi tiết (action plan). Và khi có action plan thì mới xác định rõ được, cần bao nhân sự để triển khai kế hoạch (thừa, thiếu, hay sắp xếp lại nhân sự).

Có một điều chắc bạn cũng đã biết, nhân sự của các phòng ban chúng ta chia thành 2 mảng chính: Phát triển và Vận hành.

Với đội phát triển thì thường ảnh hưởng rất lớn từ chiến lược, kế hoạch hoạt động năm tới (số của năm tới), còn đội vận hành thì ít hơn. Vì ít khi chúng ta thay đổi mảng vận hành trừ khi chúng ta thay đổi mô hình kinh doanh (Business model). Nên khi số năm tới tăng hay giảm khá nhiều thì đội phát triển cần phải xem kỹ lại, và tất nhiên đội vận hành cũng cần tối ưu và duy trì ở một mức độ nhất định.

Sau khi có action plan thì các phòng ban sẽ xây dựng norm (định mức tiêu chuẩn) cho từng vị trí hay mảng công việc. Và từ norm đó chúng ta sẽ xác định hệ số norm cho từng level.

Ví dụ: norm của 1 bạn CSKH chủ động (senior) là 38 calls/ day chẳng hạn. Thì với lượng khách hàng tăng thêm năm tới, với tần suất call chủ động là bao nhiêu thì chúng ta sẽ tính toán ra được bao nhiêu headcount. Và với senior là hệ số 1 thì junior sẽ là hệ số 0.8 chẳng hạn.

Có những cái xác định được norm thông qua workload (khối lượng công việc) nhưng có những cái khó xác định norm hơn. Ví dụ như đội sales chẳng hạn: Norm nó sẽ phụ thuộc nhiều vào yếu tố thị trường, khuyến mãi, lượng leads marketing đem về hay số tiền marketing chạy cho campaign….

Bước 3: Xây dựng chi phí nhân sự dựa vào định biên nhân sự đã lập

Như đã nói, nhân sự là một khoản đầu tư lớn nên khi làm kế hoạch, các sếp của bạn sẽ quan tâm là bao tiền trước. Rồi mới đến từng đó tiền thì bao người, rồi mới đến người đó là quản lý, senior hay junior.

Nên khi nhìn vào con số ngân sách nhân sự đã lên, sếp của bạn sẽ soi ngay sang mô hình tài chính năm tới xem nó có đảm bảo không, có nằm trong mức dự tính không, rồi mới xem chi tiết. Nếu mô hình tài chính bị thay đổi, P&L (lãi & lỗ) chốt với cổ đông, nhà đầu tư bị xấu đi thì phần lớn là chúng ta sẽ phải điều chỉnh lại số headcount đã lập.

Tham khảo: Khóa học Xây dựng Chi phí Nhân sự

Bước 4: Tổ chức hội đồng để bảo vệ định biên và chi phí nhân sự

Trước nay các bạn có làm vậy không?

Hay chỉ tổ chức ngồi riêng lẻ, CEO nghe lời nói hết sức thuyết phục của các phòng ban và gật đầu là xong!

Bạn hãy khuyên CEO của bạn rằng: cứ để các phòng ban làm việc nhóm, mình cứ lắng nghe đã và khoan vội chỉ đạo. Bằng cách tổ chức bảo vệ hội đồng giữa các phòng ban liên quan với nhau.

Ví dụ: khi sales bảo vệ headcount thì có marketing, vận hành, tài chính và nhân sự sẽ tham gia.

Bảo vệ định biên nhân sự
Bảo vệ định biên nhân sự

GĐ Kinh doanh bảo cần từng này người để đạt từng này số thì GĐ Tài chính sẽ phản biện, liệu với ROI đó có ok không?

Từng đó người liệu có đảm bảo mô hình tài chính năm tới?

Và Giám đốc Nhân sự sẽ cho ý kiến về việc tuyển nổi từng này không, có nên dồn dập trong quý 1 hay dàn trải ra các tháng khác.

Giám đốc Marketing sẽ cho biết, từng đố số của sales thì marketing phải cần thêm tiền chạy performance marketing hay đầu tư tiền chạy branding trên các báo….

Giám đốc Vận hành cũng thế, từng đó số của sales sẽ tăng thêm rất nhiều khách hàng, vận hành sẽ cần thêm call center.

Và cứ như vậy, bằng cách phản biện (làm việc nhóm) chúng ta sẽ xây dựng được định biên nhân sự và chi phí nhân sự hợp lý hơn. Cũng như tạo ra sự gắn kết, vận hành trôi chảy, nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau.

Bước 5: Theo dõi và thường xuyên điều chỉnh định biên nhân sự, chi phí nhân sự cho phù hợp.

Chúng ta phải báo cáo thường xuyên về số lượng headcount và chi phí chúng ta chi cho từng tháng. Để bám sát headcount và chi phí chúng ta đã lập. Từ đó có những điều chỉnh hợp lý về dòng tiền của tài chính, cũng như kế hoạch hoạt động của các bên.

Tiếp đến đã là hoạch định nên phần đa là không sát với thực tế nên chúng ta cũng cần phải điều chỉnh cho phù hợp. Có thể là dự án này bỏ đi và dự án khác tăng thêm thì người và chi phí cũng cần phải điều chỉnh.

Trên là 5 bước xây dựng chi phí nhân sự, định biên nhân sự mà bạn cần phải bám sát. Để giúp “dễ thở” hơn 1 chút khi làm định biên và chi phí nhân sự thôi. Chứ thực tế nó sẽ khó hơn nhiều và cũng mất rất nhiều thời gian của các bên. Nhưng đó là một việc làm quan trọng, quyết định sự thành bại của kế hoạch kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phải quyết liệt và làm một cách nghiêm túc, bài bản.

Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Theo Dõi
05 bước xây dựng định biên nhân sự

Đăng ký nhận những nội dung mới nhất từ HocNhanSu.Online

    05 bước xây dựng định biên nhân sự
    05 bước xây dựng định biên nhân sự
    05 bước xây dựng định biên nhân sự
    Tham gia cùng 5.000 người nhận bản tin email của chúng tôi.
    Đăng ký nhận bản tin mỗi khi nội dung này được cập nhật

    Chúng tôi luôn cập nhật thông tin mới nhất cho các nội dung của mình, nên hãy đăng ký ngay để theo kịp xu hướng trong ngành.