Hoạch định nhân sự rất hiệu quả với mô hình này

Không chỉ riêng các trưởng phòng, giám đốc nhân sự phải hoạch định nhân sự (workforce planning) mà ngay cả những bạn làm C&B, tuyển dụng hay đào tạo cũng phải nắm được việc này. Có thể bạn sẽ phải làm trực tiếp hoặc chỉ là tư vấn, tham mưu cho quản lý, lãnh đạo các phòng ban/công ty nhưng nhất định làm nhân sự là phải biết.

Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạch định nhân sự theo cảm tính là khá nhiều và chưa thực sự làm bài bản. Các doanh nghiệp đang chưa xét hết các khía cạnh của doanh nghiệp mà chỉ mới dựa vào được một trong số các căn cứ sau:

• Dựa theo headcount của kỳ trước/ năm trước
• Dựa theo kế hoạch doanh thu/ lợi nhuận
• Dựa theo chiến lược tăng trưởng/ thu hẹp
• Dựa theo quỹ lương, chi phí
• Dựa theo SWOT của doanh nghiệp, ngành nghề
• Dựa theo đề xuất và bảo vệ nhân sự của các bộ phận
• Dựa theo tỷ lệ cân bằng giữa BO (back office) và FO (front office) của các ngành nghề, đặc thù tổ chức.
• Và một số căn cứ khác…

Hầu hết, các doanh nghiệp Việt Nam đang ở mức là xác định được con số headcount là bao nhiêu cho toàn tổ chức/ bộ phận/ chức năng, chứ chưa thực sự đi hết được các khía cạnh của workforce planning.

Xem thêm: Khóa học Thuế TNCN từ A – Z

Vậy làm thế nào để đạt được hoạch định nhân sự (workforce planning) hiệu quả?

Đó chính là hoạch định nhân sự với mô hình 5S (Shape – Size – Skill – Site – Spend) của Korn Ferry Institute:

Xem thêm: Khóa học Xây dựngChi phí Nhân sự (HR Budget).

Quy trình hoạch định nhân sự (workforce planning) theo mô hình này như sau:

Bước 1: Các quản lý/ lãnh đạo phòng ban tiến hành phân tích bộ phận mình theo 5S

Right Shape – Đúng hình trạng

• Cơ cấu khối (phòng, nhóm): Khối có bao nhiêu phòng, nhóm? Chức năng, nhiệm vụ chính mỗi phòng, nhóm? Có thể lồng ghép, sáp nhập các phòng, nhóm?
• Cơ cấu chức danh (số lượng quản lý, nhân viên): Số lượng quản lý, cấp bậc và chức vụ? Tỷ lệ quản lý/ nhân viên?
• Phân luồng công việc: Công việc của khối hiện tại cần cải tiến những gì? Ứng dụng công nghệ khâu nào? Tuần suất phát sinh, xử lý có cần thay đổi?…

Right Size – Đúng quy mô

• Dư thừa, thiếu hụt: Tình trạng quân số của khối, dư thừa hay thiếu hụt?
• Phương án thay thế: Thay thế bằng phương án fulltime/ parttime, CTV, thực tập, outsourcing…
• Kiêm nhiệm: Hiện tại các vị trí trong khối vị trí nào có thể kiêm nhiệm, ai có thể kiệm nhiệm?

Right Skills – Đúng chuyên môn, kỹ năng

• Hard skill: Hiện tại năng lực chuyên môn có đáp ứng nhu cầu, ai đang đặt nhầm chỗ, ai chưa đủ năng lực để làm việc?
• Soft skill: Kỹ năng mềm đã được đáp ứng tốt cho công việc? Đề xuất đào tạo hay thay thế?
• Performance, hiệu quả: Kết quả KPI hàng tháng như thế nào? Cao/ thấp, tốt/ kém?
• Thái độ, tuân thủ: Thái độ làm việc, tinh thần phát huy giá trị cốt lõi, mức độ tuân thủ nội quy?

Right Site – Đúng vị trí

• Phù hợp với công việc: Các cá nhân hiện tại có đang đặt nhầm chỗ, phù hợp với vị trí đảm nhận?
• Tận hiến hay là zombie công sở: Các cá nhân đang tận hiến cho công ty hay là làm cho xong việc, ở lại nhận lương và chờ cơ hội phù hợp để nhảy việc?
• Luân chuyển, thử thách: Ai có thể thử thách thêm 1 số mảng công việc mới, ai có thể luân chuyển để phù hợp hơn với năng lực, vị trí của mình?
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm: Ai cần được bổ nhiệm để phát huy và ai cần miễn nhiệm để thay đổi?

Right Spend – Đúng giá trị

• Chi phí nhân sự: Chi phí nhân sự của khối, tính theo các chức danh, vị trí?
• Mức thu nhập so với thị trường: Mức thu nhập hiện tại cao hay thấp so với thị trường, có thể điều chỉnh như thế nào để phù hợp so với giá trị đóng góp?
• Trả cao hay thấp so với năng lực: Thu nhập hiện tại đã tương xứng với năng lực, sự đóng góp giá trị?
• Lương khoán/ cố định: Các vị trí có thể thay đổi hình thức trả lương, cơ cấu lương để cho phù hợp và thể hiện được mức đóng góp giá trị?

Xem thêm: Khóa học Luật lao động.

Bước 2: Quản lý/ lãnh đạo các phòng ban/ chức năng bảo vệ nhân sự

Ở bước này, các quản lý/ lãnh đạo các phòng ban ngồi bảo vệ trực tiếp với Ban Lãnh đạo, Giám đốc Tài chính, Giám đốc Nhân sự và quản lý/ lãnh đạo các bộ phận liên quan theo từng slot một.

* Các bộ phận liên quan tức là các bộ phận ảnh hưởng lớn, trực tiếp tới bộ phận bảo vệ.

Ví dụ: Bộ phận Kinh doanh bảo vệ thì thường có các bộ phận như Marketing, Tài chính Kế toán, Xuất nhập khẩu, Kho hàng… để có thể phản biện được cho bộ phận Kinh doanh.

Kịch bản bảo vệ thường như sau:

1. Hội đồng thống nhất lại về chiến lược, doanh thu, lợi nhuận, quỹ lương, chi phí, thị trường… như các yếu tố đã nêu ở đầu bài viết.
2. Quản lý/ lãnh đạo phòng ban/ chức năng bảo vệ theo các yếu tố 5S.
3. Ban Lãnh đạo, Giám đốc Tài chính, Giám đốc Nhân sự, quản lý/ lãnh đạo các phòng ban phản biện, đặt câu hỏi.
4. Hội đồng đi đến thống nhất phương án workforce planning cho từng phòng ban/ chức năng.

Khi hoạch định nhân sự, chúng ta phải làm được cả 5 khía cạnh trên mới đảm bảo và làm đúng công việc workforce planning. Nếu chưa hiểu bất kỳ nội dung nào hoặc có trao đổi để hiểu sâu hơn thì để lại bình luận cho mình nhé!