Báo cáo nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard, mẫu biểu và cách xây dựng

Báo cáo nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard là hai khái niệm cực kỳ quen thuộc phải không nào? Mình tin là bạn đã từng nghe tới chúng rất nhiều nhưng liệu bạn đã nắm rõ, phân biệt được và biết cách xây dựng chúng hiệu quả chưa thì mình không chắc 😉

Và đó cũng là lý do, ngày hôm nay Hocnhansu.online sẽ cùng bạn đi khám phá chủ đề thú vị này.

Báo cáo nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard là gì?

Khoan vội đi tìm hiểu, báo cáo nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard là gì? Cách thông minh mà chúng ta sẽ làm đó là, xem xem trên thế giới, họ đang định nghĩa về report/ dashboard như thế nào?

Báo cáo nhân sự/ HR Report là gì?

Reports are static documents that contain data in text and table form. They sometimes include visuals such as basic graphs and charts but are mostly organized to highlight specific raw numbers or relevant data sets. Reports are usually delivered to various stakeholders periodically, which means data isn’t live. One of the attributes of reports is that they allow the creator to build full narratives with data and optimize its presentation. Additionally, they feature data that is already cleaned, sorted, and parsed.

_Theo Sisense – một trong bộ tứ công ty phân tích dữ liệu hàng đầu thế giới.

Dịch sang tiếng việt và hiểu nôm na nó là như thế này:

Báo cáo là tài liệu tĩnh, chứa dữ liệu ở dạng văn bản và bảng biểu. Đôi khi chúng bao gồm các hình ảnh như đồ thị và biểu đồ cơ bản nhưng chủ yếu được tổ chức để làm nổi bật các số liệu thô hoặc các nguồn dữ liệu có liên quan.

Báo cáo thường được gửi đến các bên liên quan khác nhau theo định kỳ. Có nghĩa là, dữ liệu được truyền tải một cách không trực tiếp (không realtime). Một trong những thuộc tính của báo cáo là chúng cho phép người sáng tạo, xây dựng các câu chuyện đầy đủ với dữ liệu và tối ưu hóa trình bày. Ngoài ra, báo cáo bao gồm các dữ liệu đã được làm sạch, sắp xếp theo chủ đích và có sự phân tích kỹ lưỡng.

Đến đây, chắc bạn đã hình dung được rõ hơn về báo cáo, việc phân biệt tài liệu nào là báo cáo chắc đã dễ dàng hơn.

Và bạn cũng sẽ đồng ý với mình rằng:

Báo cáo nhân sự (HR Report) là tài liệu tĩnh, chứa các dữ liệu về nguồn nhân lực ở dạng văn bản và bảng biểu. Báo cáo nhân sự cung cấp cho chúng ta các thông tin cần thiết về nguồn nhân lực để phục vụ cho một mục tiêu quản trị nào đó.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng Công cụ Quản lý Yêu cầu Tuyển dụng

Còn dashboard? Nó khác gì mà sao nhiều người nhầm lẫn đến vậy?

HR Dashboard là gì?

Theo định nghĩa của Sisense, dashboard có nghĩa là:

Dashboards are data visualization tools that can be customized and tailored to display specific metrics, data, and KPIs. Usually, these tools are dynamic and live, so data is being updated in real-time and visuals can show changes from minute to minute. Additionally, dashboards can be as narrow or broad as needed, letting organizations create multiple specific dashboards to better organize their analytics.

Và với khả năng Vietlish, chúng ta có thể nhanh chóng dịch ra:

Dashboard là công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để hiển thị các số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể. Thông thường, các công cụ này rất năng động và trực tiếp, vì vậy dữ liệu đang được cập nhật theo thời gian thực và hình ảnh có thể hiển thị các thay đổi từ phút này sang phút khác. Ngoài ra, dashboard có thể hẹp hoặc rộng khi cần thiết, cho phép các tổ chức tạo nhiều dashboards cụ thể để tổ chức việc phân tích của họ tốt hơn.

Không rõ dịch như vậy có đúng ý của Sisense không nữa, nhưng theo hiểu biết của mình thì dashboard là một sản phẩm của công cụ trực quan hóa dữ liệu (BI tools) hơn là BI tools. BI tools chúng ta có thể kể đến như là Data Studio, PBI, Tableau, Superset,…

Thế liệu có ai đó hỏi bạn, HR Dashboard là gì?, thì đây là câu trả lời dành cho bạn:

HR Dashboard là một sản phẩm trực quan hóa các dữ liệu về HR, cái mà chúng ta có thể dùng để hiển thị các số liệu, dữ liệu và HR KPI cụ thể. Dữ liệu được thể hiện trên dashboard có thể được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo một khoảng thời gian nhất định nhưng thường là tự động.

Đọc đến đây, cũng là lúc ranh giới giữa báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard đang dần hiện rõ. Nó bắt đầu đã hình thành, thay vì như trước đây, bạn có “đeo kính” cũng chưa chắc nhìn thấy.

Và sau đây, những khác biệt rõ ràng nhất giữa Report và Dashboard sẽ gián tiếp cho chúng ta biết rằng: báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard không phải là một như nhiều người nghĩ.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Và nếu tiếng anh của bạn khá một chút thì hãy tham khảo video này, nó rất chi tiết và hữu ích. Còn nếu bạn hơi lười thì cũng không sao cả, chúng ta cũng tìm hiểu rất kỹ về chúng ở các nội dung bên dưới.

Vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard

Báo cáo Nhân sự cũng như HR Dashboard có từ xa xưa và hầu như trong số chúng ta ai cũng biết nó rất quan trọng và có nhiều vai trò đối với tổ chức. Nhưng trong thực tế, liệu bạn đã khai thác hết các vai trò của Báo cáo Nhân sự và HR Dashboard hay chưa, thì e rằng là không. Về cơ bản, chúng ta chỉ mới khai thác một phần nhỏ của chúng mà thôi.

Nhiều người cho rằng tìm hiểu vấn đề này không quan trọng nhưng đối với mình thì ngược lại và tin rằng bạn cũng thế. Bởi vì khi chúng ta không biết chúng giúp được gì thì không bao giờ sử dụng được chúng cho mục đích đó.

Và khi bạn search google sẽ thấy, có rất nhiều vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard được đưa ra nhưng chung quy lại, chúng chỉ có 3 vai trò chủ yếu sau:

1. Quản trị thông tin nhân sự (Management Information)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard tổng hợp đầy đủ tất cả các thông tin về nhân sự, từ tổng quan đến chi tiết. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về tình hình nhân sự một cách nhanh chóng thông qua các key metrics hay insights.

Đây có lẽ là chức năng chính và quan trọng nhất của chúng, nó giúp các nhà khai thác thông tin có những thứ cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định của họ được đúng đắn và hiệu quả hơn thông qua dữ liệu.

2. Giám sát nguồn nhân lực (HR Monitoring)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard giúp giám sát nguồn nhân lực của chúng ta ở nhiều khía cạnh một cách liên tục. Chúng giúp chúng ta biết được tình trạng nguồn nhân lực đang như thế nào qua các thời điểm (trending).

3. Theo dõi các khu vực có vấn đề (Track problem areas)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard làm nổi bật các khu vực đang có vấn đề với nguồn nhân lực. Cụ thể là, các khối/ phòng/ ban bộ phận nào, hay là một mảng chức năng nào của nhân sự, đang gặp phải một vấn đề nghiêm trọng/ đang có chiều hướng xấu đi. Các con số (metrics), insights và trending về dữ liệu sẽ làm nổi bật và cảnh báo đến cho chúng ta.

Các chỉ tiêu (metrics) cần có của một Báo cáo Nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard

Có rất nhiều chỉ tiêu/ chỉ số (metrics) cho một Báo cáo Nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard, thậm chí cùng một metric nhưng lại có nhiều cách tính toán/ đo đạc khác nhau.

Ví dụ như về Turnover rate chẳng hạn, có đến tận 3 – 4 công thức cho metric quan trọng này.

Vậy, đâu là những metrics thực sự cần thiết?

Câu trả lời là phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và giai đoạn mà doanh nghiệp đó đang phát triển. Vì đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau, mỗi giai đoạn khác nhau sẽ cần những metrics khác nhau để đo đạc và khai thác. Thay vì dành quá nhiều nguồn lực (resources) và nỗ lực (effort) để xây dựng mà thực ra không khai thác hết và còn gây ra tác dụng ngược là bội thực thông tin.

Tất nhiên là sẽ có những metrics chính, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp nhưng nó cũng sẽ khác nhau khi kết quả google trả về. Có chỗ sẽ liệt kê cho bạn 10 metrics, 20 metrics hay thậm chí rất nhiều. Và sau đây là một trong số đó nhưng chỉ để tham khảo mà thôi. Điều quan trọng là, metrics nào bạn cảm thấy phù hợp với mục đích và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp bạn thì đó là key metrics của doanh nghiệp bạn thời điểm đó.

Link download

Tham khảo Mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard

Khoan vội đi vào tham khảo chi tiết, chúng ta cần phải biết có những loại nào, từ đó mới có thể định hình được các mẫu biểu cho từng loại.

Theo bạn, thì người ta đang chia Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard thành những loại nào?

Báo cáo về C&B? Báo cáo Tuyển dụng? Báo cáo đào tạo? Hay là Báo cáo bằng excel, báo cáo bằng Power BI…?

Thực ra thì không có nhiều loại Báo cáo Nhân sự (HR Report) hay HR Dashboard đâu, nó chỉ có một loại mà thôi. Đã gọi là Báo cáo Nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard thì nó bao gồm nhiều nội dung/ nhiều chức năng (functions) của HR. Còn nếu báo cáo về một nội dung hay function riêng lẻ nào đó thì chúng ta không nên xem nó là một loại Báo cáo Nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard mà nên gọi đúng tên của nó là Báo cáo Tuyển dụng, Báo cáo Đào tạo chẳng hạn. Hay chúng ta cũng không nên xem Báo cáo Nhân sự (HR Report)/ HR Dashboard bằng excel là một loại của chúng, nó chỉ là hình thức thể hiện mà thôi.

Còn tiếp…