Offboarding là gì?

Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chia tay nhân viên khi họ chấm dứt mối quan hệ làm việc với công ty, dù do họ tự nguyện rời đi hay bị sa thải. Bài viết này sẽ giải đáp câu hỏi “Offboarding là gì?” và giải thích tầm quan trọng của nó, các yếu tố cốt lõi, cách thức tiếp cận tốt nhất và những sai lầm cần tránh trong quy trình này.

Tầm quan trọng của Offboarding là gì?

Offboarding đóng một vai trò quan trọng trong vòng đời nhân viên, vì ảnh hưởng sâu rộng đến:

• Uy tín của công ty: Một quá trình offboarding tốt sẽ giúp bảo vệ và nâng cao uy tín của công ty, cũng như giữ gìn mối quan hệ với nhân viên cũ.
• Bảo mật dữ liệu: Quy trình offboarding bảo đảm rằng thông tin nhạy cảm được bảo mật và không bị tiết lộ sau khi nhân viên rời đi.
• Văn hóa công ty: Một quy trình offboarding suôn sẻ tạo ra cam kết về sự tôn trọng và công bằng, giúp xây dựng một văn hóa công ty tích cực.
• Rủi ro pháp lý và tuân thủ quy định: Đảm bảo quản lý offboarding một cách hiệu quả để tránh các vấn đề pháp lý và tuân thủ quy định.

Tham khảo: Khóa học Luật Lao động

Các yếu tố chính của một quy trình Offboarding là gì?

Có một số yếu tố chính cần được quan tâm trong quá trình offboarding:

• Xử lý công bằng với nhân viên: Không quan trọng lý do họ ra đi, hãy đối xử công bằng và tôn trọng với nhân viên. Biểu thị lòng biết ơn vì những đóng góp của họ, giúp bảo vệ công ty khỏi các hành động trả đũa tiềm tàng và duy trì mối quan hệ với nhân viên.
• Rõ ràng về lý do ra đi: Hiểu rõ lý do nhân viên rời đi là quan trọng để điều chỉnh chính sách, quy trình, hoặc cải thiện văn hóa công ty, từ đó giảm thiểu tỷ lệ ra đi trong tương lai.
• Thu hồi tài sản của công ty: Đảm bảo thu hồi tất cả tài sản của công ty từ nhân viên rời đi, bao gồm thẻ nhân viên, thiết bị công nghệ, hoặc các tài liệu quan trọng khác.
• Bảo vệ dữ liệu công ty: Đảm bảo việc ngừng quyền truy cập vào các hệ thống và dữ liệu công ty một cách an toàn và kịp thời.
• Phỏng vấn thôi việc: Mời nhân viên tham gia phỏng vấn thôi việc để hiểu rõ hơn về lý do họ rời bỏ và nhận được phản hồi hữu ích về văn hóa công ty và quy trình làm việc.

Quy trình Offboarding là gì?

Một quy trình offboarding tiêu chuẩn có thể bao gồm các bước sau đây:

• Thông báo chính thức: Nhân viên nên thông báo về quyết định rời đi của mình một cách chính thức, thường qua một đơn hoặc email xin thôi việc.
• Thông báo cho đồng nghiệp: Nhân viên và/hoặc quản lý nên thông báo cho đồng nghiệp về việc rời đi để mọi người có thể chuẩn bị cho sự thay đổi.
• Thu hồi tài sản công ty: Quản lý nên đảm bảo tất cả tài sản công ty được trả lại, từ thiết bị công nghệ đến thẻ nhân viên.
• Revoke access: Ngừng quyền truy cập vào hệ thống và dữ liệu công ty để bảo vệ thông tin từ bị rò rỉ.
• Phỏng vấn thôi việc: Tiến hành phỏng vấn thôi việc để thu thập phản hồi và hiểu rõ hơn lý do nhân viên rời đi.
• Duy trì liên lạc: Dù nhân viên đã rời bỏ công ty, việc duy trì mối liên lạc có thể hữu ích cho cả hai bên trong tương lai.

Kết luận

Quy trình offboarding là một bước quan trọng trong chuỗi quản lý nhân sự của mỗi công ty. Bằng cách đảm bảo một quy trình offboarding mạch lạc và tôn trọng, công ty có thể bảo vệ dữ liệu, giữ lại tài sản, và thu thập thông tin quý giá để cải thiện quy trình và văn hóa công ty. Đồng thời, việc duy trì mối quan hệ với nhân viên cũ cũng mang lại cơ hội tái tuyển dụng và phát triển lâu dài.