Span of Control là gì? Cách áp dụng hiệu quả trong quản lý

Span of Control là gì: Định nghĩa và tầm quan trọng

Span of Control (tầm hạn quản trị) là một khái niệm quản lý, chỉ số lượng nhân viên mà một người quản lý có thể kiểm soát và giám sát hiệu quả. Mức độ tầm hạn quản trị càng rộng, cấp quản lý càng chịu trách nhiệm với nhiều nhân viên hơn và ngược lại.

Span of Control là một yếu tố quan trọng trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và làm việc.

Cách tính Span of Control

Span of Control được tính bằng cách đếm số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo cho một người quản lý. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Span of Control không chỉ dựa vào con số, mà còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như đặc thù công việc, kỹ năng của nhân viên, kinh nghiệm của người quản lý, công nghệ hỗ trợ và văn hóa tổ chức.

• Độ phức tạp của công việc: Nếu công việc đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn và kỹ năng, thì nên sử dụng Narrow Span, để quản lý có thể hỗ trợ nhân viên tốt hơn.
• Kỹ năng của nhân viên: Nếu nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm cao, người quản lý có thể kiểm soát nhiều nhân viên hơn thì nên sử dụng Wide Span.
• Kinh nghiệm của người quản lý: Nếu quản lý có nhiều kinh nghiệm quản lý ở quy mô lớn thì nên sử dụng Wide Span.
• Công nghệ hỗ trợ: Nếu công nghệ hỗ trợ quản lý và giám sát hiệu quả, người quản lý có thể kiểm soát nhiều nhân viên hơn thì nên sử dụng Wide Span.
• Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến mức độ tự chủ và trách nhiệm của nhân viên, ảnh hưởng đến việc lựa chọn Span of Control phù hợp.

Narrow Span, Wide Span và Optimal Span of control là gì?

Narrow Span of control là gì?

Narrow Span (tầm hạn quản trị hẹp) đề cập đến việc một người quản lý chịu trách nhiệm chỉ một số lượng nhỏ nhân viên. Điều này thường dẫn đến một tổ chức có nhiều cấp quản lý, tạo nên cấu trúc tổ chức dạng “hình chóp” hay người ta còn gọi là Tall Organization.

Ưu điểm của Narrow Span of control là gì?

• Tổ chức quy cũ hơn: Vì có thứ bậc rõ ràng
• Quản lý dễ dàng hơn: Người quản lý có thể tập trung hơn vào việc hỗ trợ, giám sát và đào tạo cho từng nhân viên, đảm bảo chất lượng công việc cao hơn.
• Giao tiếp chặt chẽ: Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên thường gần gũi hơn, giúp cải thiện giao tiếp và phản hồi nhanh chóng.
• Có nhiều cơ hội phát triển: Có nhiều thứ bậc trong tổ chức nên nhân viên có nhiều cơ hội phát triển hơn trong công việc

Nhược điểm của Narrow Span of control là gì?

• Cấu trúc tổ chức cồng kềnh: Số lượng cấp quản lý nhiều dẫn đến tổ chức trở nên phức tạp, chi phí quản lý tăng và quy trình ra quyết định chậm chạp.
• Giới hạn sự phát triển của nhân viên: Khi người quản lý giám sát quá chặt chẽ, nhân viên có thể bị hạn chế trong việc phát triển kỹ năng và sáng tạo.
• Khoảng cách vô hình: Do thứ bậc rõ ràng nên việc giao tiếp vượt cấp ít khi xảy ra, dần dần tạo nên khoảng cách vô hình giữa các quản lý cấp cao và nhân viên.

Tham khảo: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Wide Span of control là gì?

Wide Span (tầm hạn quản trị rộng) là khi một người quản lý chịu trách nhiệm cho một số lượng lớn nhân viên. Tổ chức có Wide Span thường có ít cấp quản lý, tạo nên cấu trúc tổ chức dạng “phẳng” hay còn gọi là Flat Organization.

Ưu điểm của Wide Span of control là gì?

• Tối giản cấu trúc tổ chức: Wide Span giúp giảm bớt số lượng cấp quản lý, làm cho tổ chức trở nên gọn nhẹ hơn và tiết kiệm chi phí quản lý.
• Tăng tính linh hoạt: Quy trình ra quyết định nhanh hơn và tổ chức có khả năng đáp ứng thay đổi thị trường một cách linh hoạt hơn, do cấp báo cáo ít hơn.
• Khuyến khích sự tự chủ và trách nhiệm: Khi người quản lý kiểm soát nhiều nhân viên hơn, nhân viên có nhiều cơ hội tự quản lý công việc và phát triển kỹ năng chịu trách nhiệm hơn.

Nhược điểm của Wide Span of control là gì?

• Quản lý khó khăn hơn: Người quản lý có ít thời gian hơn để giám sát và hỗ trợ từng nhân viên, có thể dẫn đến giảm chất lượng công việc và tăng rủi ro sai sót.
• Giao tiếp kém chặt chẽ: Khi số lượng nhân viên báo cáo trực tiếp tăng lên, mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên có thể trở nên xa cách vì quản lý không có đủ thời gian nên việc giao tiếp có thể rời rạc hơn.

Optimal Span of control là gì?

Optimal Span là Span of Control phù hợp nhất với một tổ chức cụ thể, dựa trên các yếu tố như đặc thù công việc, kỹ năng của nhân viên, kinh nghiệm của người quản lý, công nghệ hỗ trợ và văn hóa tổ chức. Mỗi tổ chức sẽ có một Optimal Span khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu, ngành nghề và cấu trúc tổ chức.

Ưu điểm của Optimal Span of control là gì?

• Hiệu quả quản lý: Optimal Span giúp cân bằng giữa việc giám sát chặt chẽ và đảm bảo tự chủ của nhân viên, tối ưu hóa hiệu quả quản lý và làm việc.
• Linh hoạt và thích ứng: Optimal Span giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với thay đổi thị trường, đồng thời tận dụng tốt hơn kỹ năng và năng lực của nhân viên.
• Giảm chi phí quản lý: Khi đạt được Optimal Span, tổ chức có thể giảm bớt chi phí quản lý không cần thiết, tối ưu hóa nguồn lực và tăng hiệu quả đầu tư.

Nhược điểm của Optimal Span of control là gì?

• Khó xác định: Việc tìm ra Optimal Span cho một tổ chức không phải là dễ dàng, đòi hỏi phân tích nhiều yếu tố và thường cần điều chỉnh liên tục.
• Thay đổi theo thời gian: Optimal Span có thể thay đổi theo thời gian do sự phát triển của tổ chức, yêu cầu tổ chức luôn đánh giá và điều chỉnh để đạt hiệu quả tối ưu.

Cách xác định và duy trì Optimal Span control là gì?

Để xác định Optimal Span, tổ chức cần thực hiện các việc sau:

• Phân tích đặc thù công việc: Xác định mức độ phức tạp, yêu cầu chuyên môn và trách nhiệm của các công việc trong tổ chức.
• Đánh giá kỹ năng và năng lực của nhân viên: Xem xét năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên, đánh giá mức độ tự chủ và trách nhiệm.
• Đánh giá năng lực lãnh đạo, quản lý: Đánh giá năng lực quản lý, lãnh đạo của các cấp để xây dựng Span of control cho phù hợp với các bộ phận và từng người quản lý.
• Xem xét công nghệ hỗ trợ và văn hóa tổ chức: Đánh giá ảnh hưởng của công nghệ hỗ trợ và văn hóa tổ chức đến quá trình quản lý và làm việc của nhân viên.
• Tính toán Span of Control hiện tại: Xác định Span of Control hiện tại của các người quản lý trong tổ chức và đánh giá hiệu quả của chúng.
• Thử nghiệm và điều chỉnh: Dựa trên kết quả phân tích, thử nghiệm điều chỉnh Span of Control và theo dõi hiệu quả của các thay đổi.
• Đánh giá và theo dõi định kỳ: Thực hiện đánh giá và theo dõi định kỳ để kiểm tra liệu Span of Control hiện tại có phù hợp với mục tiêu và đặc thù của tổ chức hay không, và điều chỉnh khi cần thiết.

Để duy trì Optimal Span, chúng ta cần thực hiện các việc sau:

• Tập trung vào đào tạo và phát triển nhân viên: Để duy trì Optimal Span, tổ chức cần chú trọng đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp họ nâng cao năng lực làm việc và tự chủ trong công việc.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Một yếu tố quan trọng trong việc duy trì Optimal Span là tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên và người quản lý, đảm bảo mọi thông tin, ý kiến và phản hồi được trao đổi một cách hiệu quả.
• Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả: Để đảm bảo Optimal Span luôn phù hợp với mục tiêu và đặc thù của tổ chức, cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả của nhân viên và người quản lý, cung cấp phản hồi kịp thời và hỗ trợ họ trong việc cải thiện kỹ năng và hiệu quả công việc.
• Tận dụng công nghệ và hệ thống hỗ trợ: Optimal Span có thể được hỗ trợ bằng cách áp dụng công nghệ và hệ thống hỗ trợ phù hợp, giúp tổ chức quản lý và giám sát hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Luôn sẵn sàng thay đổi: Optimal Span có thể thay đổi theo thời gian và tình hình phát triển của tổ chức. Do đó, tổ chức cần luôn sẵn sàng thay đổi và điều chỉnh Span of Control để phù hợp với mục tiêu và đặc thù mới.
• Học hỏi từ các tổ chức khác: Để duy trì Optimal Span, tổ chức có thể học hỏi kinh nghiệm với các tổ chức khác, tìm kiếm những giải pháp tối ưu hóa Span of Control và áp dụng chúng vào hoạt động của mình.

Nói chung, Optimal Span giúp cân bằng giữa việc giám sát chặt chẽ và tự chủ của nhân viên, tối ưu hóa hiệu quả quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc. Để đạt được và duy trì Optimal Span, tổ chức cần không ngừng đánh giá, điều chỉnh và cải tiến các quy trình quản lý, đào tạo nhân viên, tận dụng công nghệ và hợp tác với các tổ chức khác. Việc xác định và duy trì Optimal Span đòi hỏi sự kiên nhẫn, nỗ lực và sự chú ý đến các yếu tố khác nhau trong tổ chức, nhưng đem lại những lợi ích lâu dài và bền vững cho tổ chức.

Kết luận

Span of Control là một khái niệm quan trọng trong quản lý tổ chức, giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc và nâng cao năng suất lao động. Để áp dụng Span of Control hiệu quả, tổ chức cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng, xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp và đánh giá, điều chỉnh theo thời gian.