Nội quy lao động: Hướng dẫn cách xây dựng chi tiết

Nội quy lao động/Nội quy công ty: Hướng dẫn cách xây dựng chi tiết

Xin chào, nói đến Nội quy lao động/Nội quy công ty cũng là một chủ đề đau đầu đấy, nếu sếp không bắt xây dựng nghiên cứu thì mình tin chắc ít bạn sẽ sờ mò đến nội dung này :). Nào cùng bắt đầu, mình sẽ chia sẻ với bạn cách xây dựng chi tiết. Hãy chú tâm theo dõi nhé!

Ồ, câu hỏi đầu tiên:

Nội quy lao động/ Nội quy công ty là gì?

Đối với những người làm nhân sự như bạn thì khái niệm không còn xa lạ. Vậy, thực chất nó là gì?
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể nhưng có thể hiểu:

Là văn bản bao gồm những quy định về các quy định mà người lao động phải tuân theo, tuân thủ trong quá trình làm việc và hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất khi gây thiệt hại về tài sản…

Nội quy lao động/Nội quy công ty có cần phải xây dựng không?

Trước nay, rất nhiều người làm nhân sự và kể cả Ban lãnh đạo các công ty cho rằng Nội quy lao động/ Nội quy công ty không có không được nhưng có cũng chẳng ích lợi bao nhiêu. Tuy nhiên, thời gian gần đây do quy định chặt chẽ của pháp luật cũng như là xu hướng xây dựng bài bản của các công ty, tập đoàn lớn ở Việt Nam. Cho nên nó đang là công cụ đắc lực trong công tác quản trị nhân sự.

Nếu bạn không cảm thấy nó quan trọng là vì bạn chưa hiểu biết bản chất của nó và chưa thực sự xây dựng nó để ứng dụng một cách hiệu quả mà thôi.

Xem thêm: Khóa học Thuế TNCN từ A – Z

Lợi ích về mặt pháp lý:

– Luật quy định các DN sử dụng từ 10 LĐ trở lên (chính thức, thử việc) phải có Nội quy lao động/ Nội quy công ty bằng văn bản (K1, Đ119, BLLĐ2012).

– Nếu không có sẽ bị phạt theo Đ15, NĐ95/2013/NĐ-CP.

Bạn nhớ giúp mình các điều luật này nha.

Lợi ích về mặt quản trị:

– Giúp điều tiết hành vi của người lao động, tạo hành lang pháp lý về việc tuân thủ nội quy, quy định trong công ty, doanh nghiệp nè.

– Rồi là, DN có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động khi có hành vi vi phạm và xử lý trách nhiệm vật chất khi gây thiệt hại về tài sản chẳng hạn.

Nếu khi bạn đề xuất xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty thật bài bản để sử dụng mà sếp bạn có hỏi về lợi ích của nó thì bạn phải trình bày được như trên đấy.

Các bước xây dựng và đăng ký Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Bước 1: Xây dựng

Xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Trong bước này bạn sẽ phải xây dựng một cách chi tiết và bài bản. Bạn tham khảo các hướng dẫn bên dưới nhé. Hoặc có điều kiện thì bạn đăng ký khóa học này. Vô cùng chất lượng mà giá khuyến mãi nữa.

Xem ngay Khóa học Xây dựng NQLĐ & TU LĐTT

Khóa học sẽ giúp bạn xây dựng được một Nội quy lao động/ Nội quy công ty rất bài bản, đầy đủ và đặc biệt là cực kỳ hữu dụng và hiệu quả. Khóa học còn hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và áp dụng nó vào rất nhiều việc trong công tác quản lý nhân sự của bạn nữa nhé.

Bước 2: Lấy ý kiến của công đoàn

Lấy ý kiến BCH Công đoàn khi xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Sau khi xây dựng xong thì bạn sẽ thực hiện bước này đó là lấy ý kiến của đại diện công đoàn về nội dung của Nội quy lao động/ Nội quy công ty. Tại vì không có ý kiến của BCH công đoàn là không đăng ký được với cơ quan nhà nước luôn.

Bước 3: Ban hành

Ban hành Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Chính là việc bạn xây dựng, lấy ý kiến xong và tiếp đến là Ban hành trong nội bộ doanh nghiệp. Đến đây chắc bạn thắc mắc là tại sao chưa đăng ký mà đã ban hành đúng không?

Thì nhớ giúp mình đó là bạn ban hành trong nội bộ doanh nghiệp trước rồi mới đến bước đăng ký. Coi như là doanh nghiệp chủ động ban hành trước và khi đăng ký có sai luật lá gì thì các bác Sở LĐTB & XH mới chỉ cho về mà sửa lại :).

Bước 4: Đăng ký

Đăng ký Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Đây là bước cuối trong quy trình. Bạn sẽ làm bộ hồ sơ để đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hồ sơ như thế nào và đăng ký ở đâu bạn xem ở dưới nhé.

Các căn cứ để xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Đối với căn cứ xây dựng bạn chia thành 02 loại căn cứ:

Căn cứ pháp lý khi xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty

• BLLĐ 2012: quy định các nội dung cần có của Nội quy;
• NĐ 05/2015/NĐ-CP (Hướng dẫn một số nội dung của BLLĐ 2012 có liên quan);
• TT 19/2003/TT-BLĐTBXH đã được sửa đổi, bổ sung tại NĐ 33/2003/NĐ-CP (dùng để lấy form mẫu, thông tư này đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/01/2016, tuy nhiên phần form mẫu vẫn đang sử dụng và chưa được thay thế);
• CV 340/LĐ-TBXH (dùng để lấy form mẫu. CV này tình trạng không xác định, sẽ hết hiệu lực khi có văn bản thay thế);
• TT 29/2015/TT-BLĐTBXH (Hướng dẫn NĐ 05/2015 về thương lượng tập thể, TULDTT và tranh chấp lao động, cái này bạn tham khảo để xây dựng Nội quy);
• TT 23/2015/TT-BLĐTBXH (Hướng dẫn NĐ 05/2015 về tiền lương, đây cũng là một nội dung của Nội quy).

Căn cứ khác khi xây dựng Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Đó là các văn bản nội bộ (bạn xem xét có thể đưa các nội dung của các quy định nội bộ hoặc nêu tên các văn bản nội bộ vào trong Nội quy (VD như quy định về bồi hoàn chi phí đào tạo chẳng hạn), vì chỉ có những nội dung được quy định trong Nội quy lao động/ Nội quy công ty mới được xử lý kỷ luật lao động).

Có một kỹ thuật nhỏ trong việc nêu tên các văn bản nội bộ vào trong Nội quy lao động/ Nội quy công ty đó là bạn không nêu chính xác từng số văn bản, version bao nhiêu mà bạn chỉ nêu chung chung là Bộ quy chế nội bộ bao gồm các tên văn bản cần đưa vào. Làm như vậy để bạn không phải xây dựng và đăng ký lại Nội quy lao động/ Nội quy công ty khi các văn bản này thay đổi.

Tuy nhiên, để làm chặt chẽ hơn thì bạn nên nêu chính xác các văn bản nội bộ này vào một phụ lục khi cho NLĐ ký hợp đồng. Vì luật quy định, những nội dung đưa vào HĐLĐ có giá trị pháp lý như quy định tại Nội quy lao động/ Nội quy công ty nếu không trái luật.

Một căn cứ nữa nằm trong phần này đó là bạn tham khảo Nội quy lao động/ Nội quy công ty của các đơn vị có cùng quy mô, cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh và đôi khi là cả đối thủ cạnh tranh nữa.

Các nội dung cần có của Nội quy lao động/ Nội quy công ty

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Với nội dung này bạn cần Quy định (Đ27, NĐ 05/2015):

• Thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần;
• Ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc;
• Làm thêm giờ (nếu có), làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt;
• Thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

Ngoài ra, bạn cần quy định thêm về thời gian nghỉ mát, tham gia teambuilding hay thời gian tham gia đào tạo, học tập do công ty/ đối tác tổ chức hoặc gửi đi đào tạo ở nơi khác.

Để áp dụng được bạn phải quy định thật chi tiết, mình không có đủ thời gian chia sẻ ở đây rồi. Ủng hộ chúng mình bằng cách tham gia khóa học cực kỳ bổ ích này nha.

Xem ngay Khóa học Xây dựng NQLĐ & TU LĐTT

2. Trật tự tại nơi làm việc

Còn đối với nội dung thứ hai, trật tự tại nơi làm việc thì bạn cần Quy định (Đ27, NĐ 05/2015):

• Phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc;
• Văn hóa ứng xử, trang phục;
• Tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra TNLĐ, BNN, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).

Ngoài ra, bạn cần quy định thêm về việc tiếp khách tại công ty trong nội dung này nữa.

3. An toàn, vệ sinh lao động

Bạn cần quy định rõ (Đ27, NĐ 05/2015):

• Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ;
• Chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động;
• Sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân;
• Vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

4. Bảo vệ tài sản và Bí mật kinh doanh, Bí mật công nghệ

Nội dung này bạn cần liệt kê (Đ27, NĐ 05/2015): Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

Đối với nội dung này, bạn cần phải phân loại rõ các tài sản là gì, các loại đó bao gồm những gì và cách sử dụng, bảo vệ chúng như thế nào. Cụ thể là chia thành tài sản hữu hình, cơ sở vật chất và một loại nữa là tài sản vô hình, bí mật công nghệ và bí mật kinh doanh.

Bao gồm:

• Sử dụng mạng nội bộ, mạng xã hội nội bộ, file-server và internet.
• Sử dụng e-mail, Sử dụng phần mềm, máy tính và các thiết bị mạng, di động và ngoại vi.
• Sử dụng các thiết bị ghi hình, ghi âm.
• Phòng chống Virus.
• Vận chuyển thông tin, thông tin bảo mật và bí mật kinh doanh.
• Phát ngôn, chia sẻ và cung cấp thông tin trên các phương tiện truyền thông, vv…).

Tương tự trên, muốn ứng dụng được phải quy định thật chi tiết, rất tiếc là mình không có đủ thời gian để quy định thật chi tiết nó ở đây ☹

5. Các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng

Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất thì cần quy định gì đây?.

Đó chính là (Đ27, NĐ 05/2015):

• Danh mục hành vi vi phạm:
• Mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
• Mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Bố cục và cách trình bày Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Khi đã xây dựng được đầy đủ nội dung, cái bạn cần quan tâm nữa là bố cục và cách trình bày của nó.

Bố cục Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Gồm có:

• Bìa:
• Mục lục;
• Phần nội dung;
• Phần phụ lục đính kèm.

Cách trình bày Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Phần bìa bao gồm các thông tin như tên công ty, tiêu đề Nội quy lao động/ Nội quy công ty, có thể có mã, version, trích dẫn là ban hành kèm theo quyết định nào. Phần bìa có thể được trình bày giống như bìa của một luận văn hoặc đơn giản là bản bìa mềm cũng được.

Phần mục lục, bao gồm các đầu mục và địa chỉ trang để dễ tra cứu. Bạn làm đầu mục giống như một luận văn thường làm nhưng không nhất thiết phải có các tầng 1. rồi đến 1.1, 1.2 đâu mà chỉ cần liệt kê chương nào, điều nào, trang bao nhiêu thôi.

Phần nội dung được trình bày thành các chương, khoản, điều, mục giống như một văn bản pháp luật để dễ tra cứu và trích dẫn.

Xem thêm: Khóa học Luật Lao động.

Tổ chức lấy ý kiến của BCH Công đoàn về nội dung của Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Sau khi xây dựng xong thì bước tiếp theo đó là bạn tổ chức lấy ý kiến của BCH công đoàn cơ sở, nếu chưa thành lập BCH công đoàn cơ sở thì lấy ý kiến của BCH công đoàn lâm thời (do BCH công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở làm việc với người sử dụng lao động và trực tiếp chỉ định các đoàn viên công đoàn làm BCH lâm thời).

Bạn lấy ý kiến bằng cách tổ chức họp, bao gồm các thành phần sau:

• Ban Lãnh đạo công ty:
• BCH Công đoàn cơ sở/lâm thời;
• Tập thể người lao động

Nhưng thực tế rất ít doanh nghiệp tổ chức họp để lấy ý kiến theo kiểu này, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn.

Các doanh nghiệp này thường là tổ chức lấy ý kiến qua email. Sau đó tổ chức 01 cuộc họp nhỏ bao gồm người đại diện NSDLĐ, BCH công đoàn cơ sở hoặc lâm thời và một số quản lý bộ phận đại diện cho tập thể lao động. Để làm rõ các ý kiến (nếu có) và tiến đến là thống nhất nội dung và ký biên bản họp.

Hồ sơ đăng ký Nội quy lao động/ Nội quy công ty

Làm 2 bộ, bao gồm các loại sau:

(Chú ý là các loại này dùng cho cả trường hợp đăng ký lần đầu và đăng ký lại theo Điều 121, BLLĐ 2012 bạn nhé).

• Công văn đề nghị đăng ký;

• Quyết định ban hành;
• Bản Nội quy lao động/ Nội quy công ty và Phụ lục đính kèm;
• Các văn bản quy định của đơn vị có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Mà có nội dung được đưa vào trong Nội quy. (Có Sở LĐTB&XH yêu cầu, có sở không);
• Biên bản lấy ý kiến tập thể lao động;

Với 02 bộ hồ sơ này thì 01 bộ cơ quan nhà nước giữ và 01 bộ gửi lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có 03, 04 chi nhánh thì nên làm 03, 04 bộ để đăng ký luôn. Để sau gửi cho cơ quan nhà nước nơi các chi nhánh hoạt động (khoản 8, điều 28 NĐ 05/2015).

Còn nếu nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện quá thì chỉ có cách là sao y bản chính và gửi lại thôi. Ngoài việc gửi cho cơ quan nhà nước thì bạn cũng nên lưu bản sao y ở các chi nhánh, văn phòng đại diện để sử dụng.

Nơi đăng ký Nội quy lao động/ Nội quy công ty

• Đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh – Sở LĐTB & XH cấp tỉnh, nơi đăng ký kinh doanh (khoản 1, điều 28 NĐ 05/2015 và Khoản 1 điều 120 BLLĐ 2012) hoặc Ban quản lý KCX – KCN nếu doanh nghiệp bạn thuộc KCX – KCN.

• Hiệu lực: sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký trừ trường hợp Nội quy lao động/ Nội quy công ty phải sửa lại (Điều 122 BLLĐ 2012).
• Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi Nội quy lao động/ Nội quy công ty sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh (khoản 8, điều 28 NĐ 05/2015).

OK. Đến đây cũng rất là dài rồi, bạn cố nạp các thông tin nhé. Nếu muốn được hướng dẫn cụ thể, chi tiết để xây dựng thật bài bản, hiệu quả thì đăng ký khóa học nếu có điều kiện nhé.

Và không quên, hãy để lại bình luận cho mình nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan, mình hứa sẽ giúp các bạn giải quyết nó.

Còn không thì hãy share bài viết này cho các đồng nghiệp cùng tham khảo nào!