Báo cáo nhân sự, mẫu biểu và hướng dẫn xây dựng

Báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard là hai khái niệm cực kỳ quen thuộc phải không nào?

Mình tin là bạn đã từng nghe tới chúng rất nhiều.

Nhưng liệu bạn đã nắm rõ, phân biệt được và biết cách xây dựng chúng hiệu quả chưa thì mình không chắc!

Và đó cũng là lý do, ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau đi khám phá chủ đề thú vị này.

Báo cáo nhân sự, mẫu biểu và hướng dẫn xây dựng

Khoan vội đi tìm hiểu, báo cáo nhân sự (HR Report) là gì?

Cách thông minh mà chúng ta sẽ làm đó là, xem xem trên thế giới, họ đang định nghĩa về Report như thế nào đã.

Sau đó, chúng ta sẽ khái quát về định nghĩa của báo cáo nhân sự (HR Report).

Báo cáo nhân sự (HR Report) là gì?

Theo Sisense – một trong bộ tứ công ty phân tích dữ liệu hàng đầu thế giới:

Dịch sang tiếng việt và hiểu nôm na là như thế này:

Báo cáo là tài liệu tĩnh, chứa dữ liệu ở dạng văn bản và bảng biểu. Đôi khi chúng bao gồm các hình ảnh như đồ thị và biểu đồ cơ bản, nhưng chủ yếu được tổ chức để làm nổi bật các số liệu thô hoặc các nguồn dữ liệu có liên quan.

Báo cáo thường được gửi đến các bên liên quan khác nhau theo định kỳ. Có nghĩa là, dữ liệu được truyền tải một cách không trực tiếp (không realtime). Một trong những thuộc tính của báo cáo là chúng cho phép người tạo báo cáo, xây dựng các câu chuyện đầy đủ với dữ liệu và tối ưu hóa trình bày. Ngoài ra, báo cáo bao gồm các dữ liệu đã được làm sạch, sắp xếp theo chủ đích và có sự phân tích kỹ lưỡng.

Đến đây, chắc bạn đã hình dung được rõ hơn về báo cáo, việc phân biệt tài liệu nào là báo cáo chắc đã dễ dàng hơn.

Và bạn cũng sẽ đồng ý với mình rằng:

Báo cáo nhân sự (HR Report) là tài liệu tĩnh, chứa các dữ liệu về nguồn nhân lực ở dạng văn bản và bảng biểu. Báo cáo nhân sự cung cấp cho chúng ta các thông tin cần thiết về nguồn nhân lực để phục vụ cho một mục tiêu quản trị nào đó.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng Công cụ Quản lý Yêu cầu Tuyển dụng

Còn dashboard? Nó khác gì mà sao nhiều người nhầm lẫn đến vậy?

HR Dashboard là gì?

Và cũng theo Sisense, dashboard có nghĩa là:

Dịch nôm na, có nghĩa là như thế này:

Dashboard là công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để hiển thị các số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể. Thông thường, các công cụ này rất năng động và trực tiếp, vì vậy dữ liệu đang được cập nhật theo thời gian thực và hình ảnh có thể hiển thị các thay đổi từ phút này sang phút khác. Ngoài ra, dashboard có thể hẹp hoặc rộng khi cần thiết, cho phép các tổ chức tạo nhiều dashboards cụ thể để tổ chức việc phân tích của họ tốt hơn.

Không rõ dịch như vậy có đúng ý của Sisense không!?

Nhưng theo hiểu biết của mình thì dashboard là một sản phẩm của công cụ trực quan hóa dữ liệu (BI tools) hơn là BI tools. BI tools chúng ta có thể kể đến như là Data Studio, PBI, Tableau, Superset,…

Thế liệu có ai đó hỏi bạn, HR Dashboard là gì?, thì bạn có thể trả lời rằng:

HR Dashboard là một sản phẩm trực quan hóa các dữ liệu về nhân sự, cái mà chúng ta có thể dùng để hiển thị các số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể. Dữ liệu được thể hiện trên dashboard có thể được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo một khoảng thời gian nhất định nhưng thường là tự động.

Đọc đến đây, cũng là lúc ranh giới giữa báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard đang dần hiện rõ. Nó bắt đầu đã hình thành, thay vì như trước đây, bạn có “đeo kính” cũng chưa chắc nhìn thấy.

Phân biệt HR Report và HR Dashboard

Và sau đây, những khác biệt rõ ràng nhất giữa Report và Dashboard, sẽ cho chúng ta biết rằng: báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard không phải là một như nhiều người vẫn nghĩ.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Báo cáo Nhân sự cũng như HR Dashboard có từ xa xưa và hầu như trong số chúng ta ai cũng biết nó rất quan trọng và có nhiều vai trò đối với tổ chức. Nhưng trong thực tế, liệu bạn đã khai thác hết các vai trò của Báo cáo Nhân sự và HR Dashboard hay chưa, thì e rằng là không. Về cơ bản, chúng ta chỉ mới khai thác một phần nhỏ của chúng mà thôi.

Nhiều người cho rằng tìm hiểu vấn đề này không quan trọng nhưng đối với mình thì ngược lại và hi vọng bạn cũng thế. Bởi vì khi chúng ta không biết chúng giúp được gì thì không bao giờ sử dụng chúng một cách hiệu quả được.

Và khi bạn search google sẽ thấy, có rất nhiều vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard được đưa ra.

Nhưng chung quy lại, chúng chỉ có 3 vai trò chủ yếu sau:

1. Quản trị thông tin nhân sự (Management Information)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard tổng hợp đầy đủ tất cả các thông tin về nhân sự, từ tổng quan đến chi tiết. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về tình hình nhân sự một cách nhanh chóng thông qua các key metrics hay insights.

Đây có lẽ là chức năng chính và quan trọng nhất của chúng, nó giúp các nhà khai thác thông tin có những thứ cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định của họ được đúng đắn và hiệu quả hơn thông qua dữ liệu.

2. Giám sát nguồn nhân lực (HR Monitoring)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard giúp giám sát nguồn nhân lực của chúng ta ở nhiều khía cạnh, một cách liên tục. Chúng giúp chúng ta biết được tình trạng nguồn nhân lực đang như thế nào qua các thời điểm (trending).

3. Theo dõi các khu vực có vấn đề (Track problem areas)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard làm nổi bật các khu vực đang có vấn đề với nguồn nhân lực. Cụ thể là, các khối/ phòng/ ban bộ phận nào, hay là một mảng chức năng nào của nhân sự, đang gặp phải một vấn đề nghiêm trọng hay đang có chiều hướng xấu đi. Các con số (metrics), insights và trending về dữ liệu sẽ làm nổi bật và cảnh báo cho chúng ta các điều đó.

Các chỉ tiêu (metrics) của Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Có rất nhiều chỉ tiêu/ chỉ số (metrics) cho một Báo cáo Nhân sự (HR Report), thậm chí cùng một metric nhưng lại có nhiều cách tính toán/ đo đạc khác nhau.

Ví dụ như về Turnover rate chẳng hạn, có đến tận 3 – 4 công thức cho metric quan trọng này.

Vậy, đâu là những metrics thực sự cần thiết?

Câu trả lời là, phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và giai đoạn mà doanh nghiệp đó đang phát triển. Vì đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau, mỗi giai đoạn khác nhau sẽ cần những metrics khác nhau để đo đạc và khai thác. Thay vì dành quá nhiều nguồn lực (resources) và nỗ lực (effort) để xây dựng mà thực ra không khai thác hết và còn gây ra tác dụng ngược là bội thực thông tin.

Tất nhiên là sẽ có những metrics chính, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp nhưng nó cũng sẽ khác nhau khi kết quả google trả về. Có chỗ sẽ liệt kê cho bạn 10 metrics, 20 metrics hay thậm chí rất nhiều. Và sau đây là một trong số đó nhưng chỉ để tham khảo mà thôi. Điều quan trọng là, metrics nào bạn cảm thấy phù hợp với mục đích và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp bạn thì đó là key metrics của doanh nghiệp bạn thời điểm đó.

Link download

Mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Khoan vội đi vào tham khảo chi tiết, chúng ta cần phải biết có những loại nào, từ đó mới có thể định hình được các mẫu biểu cho từng loại.

Theo bạn, thì người ta đang chia Báo cáo Nhân sự (HR Report) thành những loại nào?

Báo cáo về C&B? Báo cáo Tuyển dụng? Báo cáo đào tạo? Hay là Báo cáo bằng excel, báo cáo bằng Power BI…?

Thực ra thì không có nhiều loại Báo cáo Nhân sự (HR Report), nó chỉ có một loại mà thôi.

Đã gọi là Báo cáo Nhân sự (HR Report) thì nó bao gồm nhiều nội dung/ nhiều chức năng (functions) của HR. Còn nếu báo cáo về một nội dung hay function riêng lẻ nào đó thì chúng ta không nên gọi nó là Báo cáo Nhân sự (HR Report). Mà nên gọi đúng tên của nó là Báo cáo Tuyển dụng, Báo cáo Đào tạo như trên thế giới vẫn gọi là Recruitment Report hay Learning & Development Report.

Hay chúng ta cũng không nên xem Báo cáo Nhân sự (HR Report) bằng excel là một loại của chúng, đó chỉ là một hình thức thể hiện.

Và bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua các mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report) có những cấu phần nào.

Các cấu phần của một Mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Như đã chia sẻ cùng bạn ở trên, Báo cáo Nhân sự là một tài liệu tĩnh và thường được trình bày dưới dạng văn bản và các biểu đồ, số liệu đi kèm.

Và một mẫu báo cáo nhân sự thường sẽ có các phần sau:

Trang bìa (cover page)

Bất kỳ một Mẫu Báo cáo Nhân sự nào cũng cần phải có trang bìa. Mục đích là để cung cấp cho người xem báo cáo thông tin cần thiết, một cách tổng quan nhất.

Ví dụ như: báo cáo cho công ty nào? Trong khoảng thời gian nào?…

Và thường trang bìa của Báo cáo nhân sự sẽ cho chúng ta biết các thông tin như:

• Báo cáo cho công ty hay bộ phận nào – Company?
• Báo cáo cho khoảng thời gian nào – Time report?
• Phạm vi dữ liệu là gì – Scope of data? (Báo cáo có bao gồm đội parttime hay CTV không,…)
• Thời điểm xây dựng báo cáo/ cập nhật báo cáo – Date created/ Update time?
• Người nhận báo cáo gồm những ai – Report to?
• Ai là người xây dựng báo cáo – Created by?
• Báo cáo này bao gồm những function nào – List of content? (liệt kê theo dạng mục lục)
• Mức độ bảo mật của báo cáo (Top secret, Secret, Confidential, Unclassified)

Trang tổng quan (Overview)

Tương tự, các mẫu Báo cáo Nhân sự cũng thường hay có Trang tổng quan (overview). Đây là trang để chúng ta tổng hợp lại những điểm quan trọng nhất của báo cáo (key points). Giúp người xem báo cáo dễ dàng nắm bắt các thông tin quan trọng.

Trang tổng quan sẽ thường trình bày các nội dung như:

• Các metrics quan trọng của báo cáo: thường trình bày các metrics ở dạng scorecards và phần này thường được đặt lên đầu trang.
• Phần đánh giá/ nhận xét chung: Đưa ra đánh giá chung, đồng thời liệt kê thêm các điểm cần phát huy và các điểm cần cải thiện.
• Phần dự báo: dự báo cho thời gian sắp tới, các vấn đề có thể phát sinh
• Phần cảnh báo (warning): những vấn đề nóng, cần khắc phục và cải thiện sớm
• Phần đề xuất: đề xuất các chương trình, giải pháp để triển khai thực hiện

Trang báo cáo chi tiết cho các nghiệp vụ (Functional report detail)

Các trang này sẽ thể hiện báo cáo chi tiết cho các nghiệp vụ (function) của nhân sự.

Thường mỗi trang sẽ báo cáo cho một nghiệp vụ riêng biệt và cơ bản có 2 phần sau:

Module 1: Báo cáo tổng quan về nghiệp vụ

Phần này có cấu trúc tương tự như Trang overview đã trình bày ở trên.

Chỉ khác nhau ở chỗ, Trang overview thì trình bày chung cho tất cả các mảng của nhân sự, còn ở đây chỉ trình bày về nghiệp vụ đang báo cáo.

Module 2: Báo cáo chi tiết về nghiệp vụ

Báo cáo chi tiết sẽ được thể hiện theo các khía cạnh/ nhóm metrics theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần. Các nhóm metrics quan trọng sẽ được thể hiện lên đầu của phần này.

Ví dụ: Đối với mảng tuyển dụng chúng ta thường tách ra các nhóm metrics về số lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí,…

• Về số lượng: chúng ta thể hiện các biểu đồ (charts) về số lượng/ tỷ lệ headcount tuyển trong kỳ (theo tháng, theo phòng ban, theo level,…)
• Về chất lượng: chúng ta thể hiện tỷ lệ CBNV qua thử việc (pass probation), tỷ lệ turnover rate trong 6 tháng đầu,…
• Về tiến độ: chúng ta thể hiện các charts về Số ngày trung bình để tuyển dụng thành công (theo từng level, phòng ban,… và so sánh với khung tiêu chuẩn dịch vụ,…)
• Về chi phí: chúng ta thể hiện các charts về tổng chi so với kế hoạch (budget). Như chi cho headhunt, cho các jobsite hay refferal,…

Các charts thể hiện trong báo cáo thường là được cắt ra từ các dashboard đã xây dựng riêng. Hoặc chúng ta cũng có thể tạo các charts một cách trực tiếp lúc xây dựng báo cáo.

Và tất nhiên, đi kèm với mỗi chart thể hiện về số liệu, chúng ta phải đưa ra những phân tích (Analysis), so sánh (Comparision) và đề xuất (Suggestion) nhất định thì báo cáo mới có hiệu quả.

Hướng dẫn xây dựng Báo cáo Nhân sự

Như vậy, bạn đã có tương đối đầy đủ thông tin về báo cáo nhân sự rồi.

Từ khái niệm, phân biệt, cũng như hình hài của một báo cáo nhân sự ra làm sao.

Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau, tìm hiểu về việc xây dựng báo cáo nhân sự.

Các bước xây dựng báo cáo nhân sự

Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của báo cáo

Bước 2: Lựa chọn format và phác thảo wireframe

Bước 3: Chuẩn bị số liệu

Bước 4: Trình bày và phân tích

Bước 5: Tìm kiếm insights, đánh giá và đề xuất

Bước 6: Tổng hợp và hoàn thiện báo cáo

Bước 7: Lấy ý kiến và điều chỉnh

Bước 8: Phân phối báo cáo và cập nhật

(còn tiếp)