Onboarding là gì?

Onboarding là gì?

Onboarding là một thuật ngữ khá quen thuộc và mình tin là bạn cũng đã làm việc đó thường xuyên. Nhưng liệu bạn đã biết Onboarding là gì chưa?

Onboarding còn được gọi là hội nhập, là quá trình đưa nhân viên mới vào tổ chức, giúp họ hiểu về văn hóa, mục tiêu, quy tắc và chức năng công việc của họ trong công ty. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên mới có thể nhanh chóng hòa nhập và trở nên hiệu quả trong vị trí của họ. Quá trình onboarding thường bao gồm đào tạo công việc, giới thiệu về văn hóa công ty, và hỗ trợ trong quá trình hòa nhập với đồng nghiệp và công việc.

Các bước trong quá trình onboarding là gì?

Preboarding

Preboarding là giai đoạn đầu tiên trong quá trình Onboarding, diễn ra ngay sau khi ứng viên chấp nhận lời đề nghị làm việc nhưng trước ngày chính thức nhận việc. Mục đích của Preboarding là tạo điều kiện cho nhân viên mới cảm thấy thuận lợi và thoải mái trước khi bắt đầu công việc, qua đó giúp họ có thể tập trung tốt hơn vào việc hòa nhập với môi trường làm việc mới.

Các hoạt động trong giai đoạn này có thể bao gồm: mời nhân viên mới tham quan cơ sở vật chất, gửi thông tin về tổ chức và các quyền lợi lao động, hoặc cử một đồng nghiệp phù hợp để “làm bạn” với nhân viên mới hay còn gọi là buddy.

Orientation

Orientation hay còn gọi là quá trình hướng dẫn, là giai đoạn tiếp theo trong quá trình Onboarding. Đây là thời điểm nhân viên mới được giới thiệu về cấu trúc tổ chức, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty, hoàn thành các thủ tục hành chính cần thiết và tham gia đào tạo onboarding. Quá trình này có thể chứa đựng nhiều thông tin nên một số công ty thể dành ra vài ba ngày hoặc thậm chí đầu tiên để đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới.

Onboarding chính thức

Sau giai đoạn hướng dẫn, quá trình Onboarding chính thức bắt đầu. Trong giai đoạn này, nhân viên mới sẽ được hòa mình vào môi trường làm việc, tìm hiểu về văn hóa công ty và bắt đầu thực hiện công việc của mình. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp nhân viên mới trở thành một phần không thể thiếu của đội ngũ, thông qua việc tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ và các cơ hội phát triển.

Trong giai đoạn này các nhân viên mới sẽ được cấp quản lý trực tiếp giao mục tiêu trong ngắn hạn, thường là cho 2 tháng thử việc, cũng như được người tiền nhiệm hoặc các đồng nghiệp bàn giao lại công việc cho họ.

Ngoài ra, đồng nghiệp đóng vai trò buddy cũng rất quan tâm và hỗ trợ nhân viên mới trong giai đoạn này với tư cách là một người bạn, để nhân viên mới vui vẻ và hòa nhập được nhanh hơn. Vì vốn dĩ đến với một môi trường lạ, có một người luôn chủ động hỏi han và giúp đỡ mình thì đó là một sự hỗ trợ cực kỳ ý nghĩa.

Tầm quan trọng của Onboarding là gì?

Quá trình onboarding rất quan trọng trong việc giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường công ty và công việc mới. Dưới đây là một số lý do giải thích tầm quan trọng của onboarding:

• Tăng hiệu suất công việc: Quá trình onboarding giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và mục tiêu công việc, từ đó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
• Nâng cao độ hài lòng của nhân viên: Onboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hỗ trợ và đồng lòng với văn hóa công ty, điều này sẽ giúp họ hài lòng hơn với công việc.
• Giảm tỷ lệ rời bỏ: Nếu quá trình onboarding được thực hiện tốt, nhân viên mới sẽ cảm thấy thoải mái và tự tin hơn trong công việc mới, từ đó giảm tỷ lệ rời bỏ công ty.
• Tạo dựng văn hóa công ty: Quá trình onboarding giúp truyền đạt văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty đến nhân viên mới, giúp họ hòa nhập nhanh chóng và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.
• Xây dựng mối quan hệ trong công ty: Quá trình onboarding giúp nhân viên mới làm quen và tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, giúp họ hợp tác hiệu quả hơn trong công việc.

Tham khảo: Khóa học Luật Lao động

Các cách thức hiệu quả để triển khai onboarding là gì?

Xây dựng chương trình Onboarding

Để thực hiện Onboarding hiệu quả, việc đầu tiên cần làm là xây dựng một chương trình Onboarding chi tiết và toàn diện. Chương trình này nên bao gồm các hoạt động và nhiệm vụ cụ thể, được lên lịch trình một cách hợp lý, để nhân viên mới có thể theo dõi và thực hiện một cách dễ dàng. Ngoài ra, chương trình cũng nên được thiết kế linh hoạt, để có thể điều chỉnh theo nhu cầu và tình hình thực tế của từng nhân viên và công ty.

Sử dụng công nghệ trong Onboarding

Công nghệ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập một môi trường Onboarding hiệu quả. Các công cụ và ứng dụng công nghệ có thể giúp tự động hóa các quy trình, tạo ra các kênh giao tiếp hiệu quả, và cung cấp các tài nguyên/ thông tin cần thiết cho nhân viên mới một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang hội nhập nhân viên mới bằng các nền tảng website/ app để tiết kiệm nguồn lực hơn, và cho thấy việc này vẫn đảm bảo được hiệu quả trong một số khâu của quy trình onboarding.

Đánh giá hiệu quả của Onboarding

Để đảm bảo rằng chương trình Onboarding đang hoạt động hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của công ty và nhân viên, việc đánh giá và kiểm tra là rất quan trọng. Có nhiều cách để đánh giá hiệu quả của Onboarding, bao gồm việc sử dụng các chỉ số đánh giá, thực hiện khảo sát nhân viên mới, và thu thập phản hồi từ các bên liên quan.

Kết luận

Onboarding là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự của mỗi công ty. Một chương trình Onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và dễ dàng vào môi trường làm việc mới, mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công lâu dài của họ trong công ty.

Để đảm bảo hiệu quả của Onboarding, các công ty cần xây dựng một chương trình Onboarding chi tiết và toàn diện, sử dụng công nghệ một cách linh hoạt, và thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chương trình để phù hợp với nhu cầu thực tế.

Câu hỏi thường gặp:

1. Onboarding là gì?

Onboarding còn được gọi là hội nhập, là quá trình đưa nhân viên mới vào tổ chức, giúp họ hiểu về văn hóa, mục tiêu, quy tắc và chức năng công việc của họ trong công ty. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên mới có thể nhanh chóng hòa nhập và trở nên hiệu quả trong vị trí của họ.

2. Tại sao Onboarding lại quan trọng?

Onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả vào môi trường công ty, tạo ra nền tảng cho sự thành công lâu dài của họ trong tổ chức.

3. Làm thế nào để thực hiện Onboarding hiệu quả?

Để thực hiện Onboarding hiệu quả, cần xây dựng một chương trình Onboarding chi tiết và toàn diện, sử dụng công nghệ một cách linh hoạt, và thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chương trình để phù hợp với nhu cầu thực tế.

4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của Onboarding?

Có nhiều cách để đánh giá hiệu quả của Onboarding, bao gồm việc sử dụng các chỉ số đánh giá, thực hiện khảo sát nhân viên mới, và thu thập phản hồi từ các nhóm liên quan.

5. Có những giai đoạn Onboarding nào?

Có ba giai đoạn Onboarding chính là Preboarding (trước khi nhận việc), Orientation (Đào tạo onboard), và Onboarding chính thức (hội nhập).