Organizational Structure

Định nghĩa

Organizational Structure (Cơ cấu tổ chức) là cách một tổ chức phân chia, nhóm lại và phối hợp các hoạt động công việc để đạt được mục tiêu chiến lược. Cơ cấu này mô tả cách các vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và dòng thông tin được tổ chức và phân bố trong toàn doanh nghiệp.

Tùy vào mục tiêu, quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau như: cơ cấu chức năng, cơ cấu theo phòng ban, cơ cấu ma trận, hay cơ cấu mạng lưới.

Vai trò & Ứng dụng

Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho việc triển khai chiến lược và quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Cụ thể:

Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: giúp nhân viên biết mình phải làm gì, báo cáo cho ai, phối hợp với ai.
Tối ưu hóa hiệu suất: một cơ cấu hợp lý giúp giảm trùng lặp công việc, tăng tính linh hoạt và tốc độ ra quyết định.
Phân bổ nguồn lực hiệu quả: hỗ trợ việc sắp xếp nguồn nhân lực theo đúng năng lực và nhu cầu hoạt động.
Nền tảng cho các hệ thống khác: như hệ thống quản trị năng lực, hệ thống lương thưởng, hệ thống KPI.

Trong thực tế, việc tái thiết kế cơ cấu tổ chức thường xảy ra khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thay đổi chiến lược, hoặc cần thích nghi với thị trường mới.

Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 – Cơ cấu theo chức năng (Functional Structure):
Một công ty thời trang tổ chức các bộ phận theo chức năng: Thiết kế, Sản xuất, Marketing, Bán lẻ. Mỗi bộ phận có trưởng bộ phận riêng và báo cáo lên Tổng Giám đốc.

Ví dụ 2 – Cơ cấu theo đơn vị kinh doanh (Divisional Structure):
Công ty phân phối theo khu vực: miền Bắc, miền Trung, miền Nam – mỗi khu vực hoạt động như một đơn vị độc lập, có bộ phận Marketing, Bán hàng riêng.

Ví dụ 3 – Cơ cấu ma trận (Matrix Structure):
Một doanh nghiệp công nghệ áp dụng cả cơ cấu chức năng (Phát triển sản phẩm, Kỹ thuật, Kinh doanh) và theo dự án (dự án A, B, C), nhân viên báo cáo cho cả trưởng phòng và trưởng dự án.

Những điều cần lưu ý

Không có cơ cấu nào là “tối ưu cho mọi doanh nghiệp” – sự phù hợp phụ thuộc vào chiến lược, văn hóa và môi trường kinh doanh.
Cần phân biệt giữa cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức (Org Chart): Sơ đồ chỉ là biểu hiện trực quan của cơ cấu, không phản ánh toàn bộ nguyên tắc vận hành.
Thay đổi cơ cấu không phải là giải pháp duy nhất khi doanh nghiệp gặp vấn đề – cần đánh giá cả chiến lược, quy trình và năng lực con người.
Cơ cấu càng phức tạp, càng cần làm rõ vai trò, quyền hạn và quy trình phối hợp để tránh xung đột và chồng chéo.