Đối tượng và điều kiện ủy quyền Quyết toán thuế TNCN 2025

Đã cập nhật vào 05/02/2026

Hướng dẫn chi tiết: Đối tượng và Điều kiện ủy quyền Quyết toán thuế TNCN 2025 (Chuẩn Luật)

Mùa quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026) đang đến gần. Đây là thời điểm bộ phận Nhân sự (HR) và Kế toán cần tập trung cao độ để rà soát dữ liệu và xác định chính xác nghĩa vụ thuế của từng nhân viên. Một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất, đồng thời cũng dễ sai sót nhất, chính là xác định đối tượng đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế.

Việc xác định sai không chỉ khiến doanh nghiệp mất thời gian xử lý lại hồ sơ mà còn tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan thuế ấn định thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính về khai báo. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các quy định pháp luật hiện hành, cụ thể là Nghị định 126/2020/NĐ-CP, để giúp bạn có một góc nhìn tường minh và chính xác nhất.

1. Căn cứ pháp lý quan trọng cần nắm vững

Để thực hiện đúng nghiệp vụ, trước hết chúng ta cần tham chiếu chính xác các văn bản luật đang có hiệu lực cho kỳ quyết toán thuế năm 2025:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định nền tảng về quản lý thuế, thời hạn và trách nhiệm của người nộp thuế.
Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ: Đây là văn bản quan trọng nhất quy định chi tiết về các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế (cụ thể tại Điểm d, Khoản 6, Điều 8).
Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn về biểu mẫu hồ sơ khai thuế, trong đó có Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN).

Mọi quyết định chấp nhận hay từ chối ủy quyền của nhân viên đều phải dựa trên các điều khoản cụ thể của những văn bản này.

2. Chi tiết các trường hợp ĐƯỢC ủy quyền quyết toán thuế năm 2025

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong các trường hợp sau đây:

2.1. Cá nhân chỉ có thu nhập tại một nơi duy nhất

Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất tại doanh nghiệp. Điều kiện cụ thể bao gồm hai yếu tố song hành:

Cá nhân có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi.
Thực tế đang làm việc tại đơn vị đó vào thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán thuế (thường là tháng 3/2026), kể cả trường hợp không làm đủ 12 tháng trong năm dương lịch.

Tại sao luật lại quy định mốc “Hợp đồng 03 tháng”?

Để xử lý linh hoạt các tình huống, bạn cần hiểu bản chất thuế đằng sau con số “03 tháng” này:

Đối với hợp đồng dưới 3 tháng: Thuế TNCN được tính theo phương pháp Khấu trừ toàn phần (Flat rate) là 10% tại nguồn trên từng lần chi trả. Nghĩa vụ thuế về cơ bản được xem như đã hoàn tất sau mỗi lần trả lương.
Đối với hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Thuế TNCN được tính theo Biểu thuế lũy tiến từng phần. Số thuế khấu trừ hàng tháng chỉ là tạm tính. Đến cuối năm, chúng ta bắt buộc phải cộng tổng thu nhập cả năm để tính lại theo bậc thuế thực tế xem thừa hay thiếu.

Kết luận: Điều kiện “ký Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên” là dấu hiệu xác nhận cá nhân đó thuộc nhóm tính thuế lũy tiến tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang nắm giữ dữ liệu lũy tiến này nên mới có cơ sở và trách nhiệm để quyết toán thay.

Nhiều bạn HR thường băn khoăn với câu hỏi: Nhân viên A ký hợp đồng 36 tháng, hết hạn vào ngày 31/12/2025. Từ ngày 01/01/2026, công ty ký tiếp hợp đồng ngắn hạn 2 tháng. Vậy nhân viên A có được ủy quyền không?

Áp dụng tư duy phân tích ở trên:

Trong năm 2025, nhân viên A có ký hợp đồng trên 3 tháng không? Có (Hợp đồng 36 tháng). Tức là thu nhập năm 2025 đã được tính theo biểu lũy tiến.
Tại thời điểm quyết toán (tháng 3/2026), nhân viên A có đang làm việc tại công ty không? Có (đang làm việc theo hợp đồng 2 tháng).

Trả lời: Nhân viên A HOÀN TOÀN ĐỦ ĐIỀU KIỆN ủy quyền quyết toán thuế. Việc hợp đồng hiện tại là 2 tháng không làm thay đổi bản chất dòng thu nhập chịu thuế lũy tiến của họ trong năm 2025 và tính liên tục của quan hệ lao động (không nghỉ việc rồi vào lại).

“Kể cả trường hợp không làm đủ 12 tháng trong năm dương lịch” nghĩa là gì?
Quy định “không làm đủ 12 tháng” áp dụng cho nhân sự mới gia nhập công ty trong năm (ví dụ vào làm từ tháng 5/2025) và trước đó không có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở bất kỳ đâu (ví dụ: sinh viên mới ra trường, người thất nghiệp, người chỉ ở nhà nội trợ). Nếu họ cam kết chỉ có thu nhập duy nhất tại công ty bạn, họ hoàn toàn đủ điều kiện ủy quyền.

Ví dụ thực tế:
Chị Nguyễn Thị A ký hợp đồng lao động 1 năm với Công ty X từ ngày 01/04/2025. Trước thời điểm này, chị A ở nhà chăm con và không đi làm. Đến tháng 03/2026, chị A vẫn đang làm việc tại Công ty X.
-> Kết luận: Chị A thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế tại Công ty X.

2.2. Cá nhân có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế tại nguồn

Quy định này tháo gỡ vướng mắc cho rất nhiều nhân sự có làm thêm bên ngoài. Cụ thể, cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi, nhưng có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác vẫn được ủy quyền nếu thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện con sau đây:

Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng.
Đã được đơn vị chi trả thu nhập vãng lai khấu trừ thuế TNCN tại nguồn theo tỷ lệ 10%.
Cá nhân không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này (chấp nhận số thuế 10% đã trừ là nghĩa vụ cuối cùng cho khoản đó).

Ví dụ thực tế:
Anh Trần Văn B là nhân viên IT chính thức tại Công ty Y (HĐLĐ > 3 tháng). Trong năm 2025, anh có nhận dự án ngoài giờ cho một đối tác khác với tổng thù lao là 60 triệu đồng (bình quân 5 triệu/tháng < 10 triệu). Đối tác đã khấu trừ 6 triệu đồng tiền thuế (10%) và cấp chứng từ cho anh.
-> Xử lý: Nếu anh B không muốn cộng 60 triệu này vào thu nhập tổng để tính lại thuế, anh B ĐƯỢC ủy quyền cho Công ty Y quyết toán phần lương chính thức. Phần 60 triệu kia coi như đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

2.3. Cá nhân điều chuyển công tác trong cùng hệ thống

Trường hợp này thường gặp ở các tập đoàn lớn hoặc các hoạt động tái cơ cấu doanh nghiệp (M&A). Theo Điểm d.1, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc điều chuyển giữa các đơn vị trong cùng hệ thống thì được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Lưu ý:
Tổ chức mới có trách nhiệm thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có) để làm căn cứ tổng hợp thu nhập và số thuế đã nộp của cả năm.

3. Các trường hợp KHÔNG ĐỦ điều kiện ủy quyền (Bắt buộc tự quyết toán)

Đây là vùng “rủi ro” mà HR cần nhận diện để từ chối nhận ủy quyền, tránh việc doanh nghiệp bị vạ lây khi cơ quan thuế thanh tra.

3.1. Người lao động không còn làm việc tại thời điểm quyết toán

Căn cứ quy định tại Điểm d.2, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, điều kiện tiên quyết là cá nhân phải “thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán”.

Nếu nhân viên đã nghỉ việc trước thời điểm công ty nộp hồ sơ quyết toán (dù họ đã làm việc đủ 12 tháng của năm 2025), công ty không được thực hiện quyết toán thay. Trách nhiệm của công ty lúc này là cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ tự đi quyết toán.

3.2. Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên

Nếu trong năm 2025, nhân sự có ký hợp đồng lao động (từ 03 tháng trở lên) ở hai công ty khác nhau (ví dụ: 6 tháng đầu năm ở công ty A, 6 tháng cuối năm ở công ty B), thì họ thuộc diện bắt buộc tự quyết toán thuế.

Lỗi thường gặp:
Nhiều HR vì “thương” nhân viên hoặc do nhân viên năn nỉ nên đã gộp cả thu nhập ở công ty cũ vào để quyết toán giúp. Hành động này là sai luật. Doanh nghiệp chỉ có tư cách pháp nhân để quyết toán phần thu nhập do chính mình chi trả, không có thẩm quyền xác minh thu nhập ở đơn vị khác.

3.3. Cá nhân có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc muốn hoàn thuế

Quay lại trường hợp thu nhập vãng lai, nhân viên KHÔNG được ủy quyền nếu rơi vào các tình huống sau:

Thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ 10% thuế (do đơn vị trả thu nhập quên hoặc làm sai, hoặc do thu nhập dưới 2 triệu/lần nhưng tổng năm lớn).
Thu nhập vãng lai bình quân tháng vượt quá 10 triệu đồng.
Cá nhân muốn quyết toán cả phần thu nhập vãng lai (thường để xin hoàn thuế nếu nộp thừa). Lúc này, họ phải tự thực hiện để cộng tổng các nguồn thu nhập.

4. Hồ sơ và Quy trình thực hiện ủy quyền tại doanh nghiệp

Để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ, HR cần tuân thủ quy trình hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

4.1. Mẫu biểu bắt buộc

Doanh nghiệp phải yêu cầu người lao động ký vào Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN (Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân).
Lưu ý: Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế rằng: “Tôi làm thay vì người lao động đã cam kết thông tin này là đúng”. Nếu không có tờ giấy này có chữ ký của người lao động, khi cơ quan thuế phát hiện sai sót (ví dụ nhân viên có 2 nguồn thu nhập nhưng gian dối báo 1), doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm liên đới rất nặng.

4.2. Quy trình rà soát đề xuất

Bước 1: Lập danh sách nhân sự có mặt tại thời điểm quyết toán.
Bước 2: Gửi thông báo và hướng dẫn điều kiện ủy quyền (có thể trích dẫn nội dung bài viết này).
Bước 3: Thu thập Giấy ủy quyền (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) từ những người đủ điều kiện.
Bước 4: Xuất chứng từ khấu trừ thuế cho những người thuộc diện tự quyết toán (hoặc xác nhận thu nhập thư điện tử).

5. Tổng kết

Quyết toán thuế TNCN không chỉ là những con số, mà là sự tuân thủ quy trình pháp lý. Việc nắm vững Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan sẽ giúp HR và Kế toán tự tin trong từng thao tác, bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Hãy nhớ nguyên tắc cốt lõi: Doanh nghiệp chỉ quyết toán thay khi người lao động chỉ có thu nhập tại một nơi (hoặc kèm vãng lai hợp lệ) và đang làm việc tại thời điểm quyết toán.

Nếu bạn muốn nắm vững tất cả các kiến thức và thủ tục về QTT TNCN và thực hành QTT TNCN trên dữ liệu giả lập cùng giảng viên thì hãy đăng ký ngay “Khóa học QTT TNCN” của True Talent Academy. Với slogan “Hands-on Training from True Experts”, khóa học được dẫn dắt bởi Ms. Hang Nguyen – Senior Payroll Consultant tại EY Consulting (một trong 4 hãng kiểm toán và tư vấn lớn nhất thế giới). Với kinh nghiệm tư vấn dịch vụ lương, thuế cho các doanh nghiệp FDI quy mô lớn, giảng viên sẽ giúp bạn nắm vững lý thuyết, thực hành chuyên sâu và chia sẻ kinh nghiệm thực tế.