Time to hire là gì?

Time to hire là gì?

Time to hire là một chỉ số quan trọng, dùng để đo lường thời gian mà một công ty cần để lấp đầy một vị trí trống (vacant position) hay nói đúng hơn là lấp đầy một nhân sự còn thiếu (vacant headcount). Vì trong thực tế, khi đo Time to hire chúng ta thường tính thời gian trung bình để tuyển được một headcount hơn là một vị trí (cùng một vị trí có thể có nhiều headcount và thời gian lấp đầy của các headcount là khác nhau). Và khi tính được Time to hire cho từng headcount thì trung bình cộng của chúng sẽ là Time to hire của vị trí.

Time to hire được tính bằng cách lấy số ngày kể từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi ứng viên chấp nhận thư mời làm việc (Offer) hoặc đến khi ứng viên đi làm (Onboard), tùy thuộc vào từng công ty. Vì có thể trong thời gian kể từ khi ứng viên nhận offer đến lúc onboard cũng khá dài hoặc ứng viên có thể không onboard (counter offer/ reject offer).

Nếu không xét đến chất lượng tuyển dụng thì thường Time to hire ngắn hơn là tốt hơn vì nó giúp tăng năng suất, tối ưu chi phí tuyển dụng và đáp ứng nhanh về nguồn lực cho công ty.

Công thức tính Time to hire là gì?

Như chúng ta đã trao đổi ở trên, việc tính toán Time to hire hết sức đơn giản nhưng tiếc là rất ít doanh nghiệp tính toán Time to hire.

Time to hire được tính toán theo công thức sau:

Time to hire = Ngày ứng viên nhận thư mời làm việc – Ngày bắt đầu đăng tuyển

Tùy vào mục đích đo và cách đo, chúng ta có thể thay thế “Ngày ứng viên nhận thư mời làm việc” bằng “Ngày ứng viên đi làm” hay có thể thay thế “Ngày bắt đầu đăng tuyển” bằng “Ngày nhận được yêu cầu tuyển dụng”.

Và thường chúng ta sẽ áp dụng công thức trên cho đơn vị nhỏ nhất là headcount và trung bình của các headcount sẽ là của vị trí và trung bình các vị trí sẽ là của công ty.

Chúng ta sẽ tính toán cho từng khoảng thời gian cụ thể và đừng quên rằng chúng ta phải tính lũy kế thường xuyên để xem được xu hướng (trending) của Time to hire.

Ví dụ: Ngày chúng ta đăng tin tuyển dụng lên các Job sites là 01/04/2023, ngày chúng ta có ứng viên nhận Offer là 20/04/2023 thì Time to hire là 20 ngày.

Tham khảo: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Tầm quan trọng của Time to hire là gì?

Time to hire đóng vai trò rất quan trọng đối với cả bộ phận tuyển dụng và cả với các doanh nghiệp, thông qua các khía cạnh sau:

• Tối ưu chi phí tuyển dụng: Tất nhiên rồi, khi thời gian tuyển dụng ngắn hơn thì sẽ giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí hơn, đỡ tốn nhiều nguồn lực và công sức của các bên liên quan hơn. Bộ phận tuyển dụng đỡ phải chi nhiều tiền hơn để đẩy mạnh tin tuyển dụng (job boost).
• Cải thiện năng suất: Time to hire ngắn, chắc chắn doanh nghiệp sẽ cải được năng suất tốt hơn thay vì phải chờ hàng tháng trời không có nhân sự để làm việc. Bộ phận tuyển dụng cũng cho thấy năng suất làm việc cao hơn khi rút ngắn được Time to hire (tất nhiên là vẫn đảm bảo được chất lượng tuyển dụng).
• Thu hút được những nhân tài hàng đầu: Đối với các nhân tài hàng đầu, họ luôn có hàng tá lựa chọn trong công việc, kể cả lúc họ ứng tuyển hay bạn chủ động tiếp cận họ (headhunt, cầu hiền) thì bên nào có Time to hire ngắn hơn là bên đó có lợi thế. Vì có quá nhiều lựa chọn nên họ không sẵn sàng chờ đợi bạn và họ cũng không muốn tham gia vào một quy trình tuyển dụng quá nhiều vòng hay kéo dài lê thê.
  Có ý kiến cho rằng, nếu Time to hire dài thì chúng ta có nhiều thời gian hơn để tiếp cận các nhân tài, hay lựa chọn được người phù hợp nhất!? Nó không hề sai vì thực tế nhiều doanh nghiệp họ có một quy trình tuyển dụng đủ dài để thể hiện quan điểm đó (quan điểm “tuyển chậm sa thải nhanh” rất nổi tiếng trong cuốn sách Good to Great của Jim Collins, được nhiều doanh nghiệp thành công trên thế giới áp dụng). Nhưng bạn nên nhớ, chúng ta đang nói Time to hire ngắn hơn là ngắn hơn so với chính tiêu chuẩn của doanh nghiệp mình (Timing Services Level Agreement – Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ về mặt thời gian) và cả tiêu chuẩn của ngành nữa, thì khi đó nó chắc chắn tốt.
  Ví dụ: cùng tuyển một Engineer có chất lượng ngang nhau nhưng tháng 2 mình tuyển mất có 15 ngày trong khi tháng 3 là 30 ngày nó sẽ khác nhau hoàn toàn về Time to hire.

Các yếu tố ảnh hưởng đến Time to hire là gì?

• Quy trình tuyển dụng: Chắc chắn rồi, quy trình càng nhiều bước, Time to hire càng dài.
• Năng lực của Recruiters: Những recruiter giỏi họ có khả năng đóng job nhanh hơn phần còn lại.
• Số lượng và chất lượng ứng viên ứng tuyển: Số lượng nhiều giúp việc lựa chọn nhanh hơn, chất lượng tốt giúp tuyển được ứng viên phù hợp hơn mà không cần phải tìm kiếm thêm.
• Năng lực phỏng vấn và lựa chọn của các Hiring Managers: Yếu tố này giúp chúng ta chọn nhanh được những người phù hợp và từ chối nhanh với những người chưa phù hợp thay vì mất quá nhiều thời gian để nhận ra điều đó.
• Vị trí tuyển dụng: Yêu cầu của vị trí càng khó thì Time to hire càng dài.
• Ngành nghề hoạt động: Ngành nghề quá cạnh tranh, Time to hire không thể nhanh.
• Chi phí và nguồn lực hỗ trợ cho tuyển dụng: thường sẽ tỷ lệ thuận với Time to hire, có nhiều chi phí, được hỗ trợ nhiều thì Time to hire thường sẽ nhanh hơn.
• Công cụ tuyển dụng (ATS – Apply Tracking System): sẽ giúp tự động hóa nhiều tác vụ hơn từ đó đẩy nhanh quá trình tuyển dụng hơn.

Trên là một số yếu tố ảnh hưởng lớn tới Time to hire và nếu bạn đang muốn cải thiện chỉ số này thì hãy tập trung phân tích rõ nhé.

Các Tips cải thiện Time to hire là gì?

Ngoài việc tập trung phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới Time to hire ở trên, chúng ta cần kết hợp một số Tips hữu ích sau đây:

• Viết mô tả công việc thật rõ ràng và thu hút: Để chúng ta có được nhiều ứng viên phù hợp hơn, như vậy chúng ta đỡ mất nhiều thời gian hơn cho các ứng viên không phù hợp.
• Xây dựng database ứng viên: Sẽ giúp chúng ta có nhiều cơ hội hơn để đóng job nhanh chóng.
• Hành động tức thì với các ứng viên cảm thấy phù hợp: Nếu cảm thấy ứng viên phù hợp, chúng ta cần thúc dục các bên đẩy nhanh tiến độ process với ứng viên, để đỡ mất thêm thời gian tìm kiếm, phỏng vấn ứng viên khác, hay thậm chí là vụt mất tài năng do ứng viên nhận việc bên khác.
• Đo đạc và theo dõi thường xuyên: Để xác định nơi xảy ra vấn đề và không ngừng cải thiện để rút ngắn Time to hire.