fbpx
Skip to main content
Thông Báo

Khóa học Total Rewards (Global standards) đang có ưu đãi hơn 1 triệu!

Với phương châm "học từ người giỏi nhất, với chi phí tiết kiệm nhất", HocNhanSu.Online đã kết hợp với True Talent Academy để chia sẻ Khóa học Total Rewards tới Cộng đồng Nhân sự.

Khóa học Total Rewards cung cấp kiến thức chuẩn toàn cầu, GV là Total Rewards Leader của Cargill (Tập đoàn tư nhân có doanh thu lớn nhất Hoa Kỳ) và nhiều năm kinh nghiệm tại Hay Group, McKinsey & Company.

Hiện tại Khóa học đang có ưu đãi hơn 1 triệu nếu đăng ký trong hôm nay. Hãy truy cập đường link để tham khảo.

https://academy.truetalent.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-total-rewards/

Thông Báo

GV MBA. Son Anh triển khai đào tạo People Analytics cho FPT Software

Chúng tôi rất lấy làm vinh hạnh và tự hào khi GV MBA. Son Anh đã hoàn thành 02 ngày đạo tạo trực tiếp (Inhouse) cho bộ phận HR của FPT Software về People Analytics.

Chương trình đào tạo đã thành công tốt đẹp và điểm đánh giá đào tạo tương đối cao 4.51/5.

Một lần nữa xin cảm ơn FPT Software đã tin tưởng và đồng hành với các GV của chúng tôi.

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Khóa học HR Analytics

Thông Báo

Chính thức ra mắt Diễn đàn Nhân sự

Xin chào!

Như bạn biết đấy, HocNhanSu.Online ra đời mang một sứ mệnh đó là cung cấp các Tài nguyên chất lượng cho Cộng đồng Nhân sự Việt Nam.

Và xin thông báo với bạn rằng, hôm nay chúng tôi đã cho ra mắt Diễn đàn Nhân sự (tab Diễn Đàn). Diễn đàn sẽ giúp chúng ta cùng nhau hỏi đáp và thảo luận các vấn đề về chuyên môn để cùng nhau tiến bộ.

Bạn hãy bắt đầu tạo một tài khoản để cùng nhau hỏi đáp, thảo luận và được cộng đồng ghi nhận nhé!

Nice day <3

Thông Báo

HocNhanSu.Online tiến hành nâng cấp website

Xin chào bạn!

Lời đầu tiên xin được cảm ơn bạn vì đã và đang ủng hộ HocNhanSu.Online trong suốt chặng đường vừa qua.

Và như bạn thấy chúng tôi vừa mới nâng cấp website để mang thêm nhiều tài nguyên tới cộng đồng, cũng như nâng cao trải nghiệm người dùng.

Chúng tôi biết rằng quá trình này sẽ gặp một số sai sót không đáng có và chúng tôi sẽ cố gắng khắc phục nó sớm nhất trong nay mai.

Rất xin lỗi vì sự bất tiện này.

HocNhanSu.Online team.

Thẻ: báo cáo nhân sự

03 khái niệm HR cần nắm rõ khi Phân tích Dữ liệu Nhân sự

Phân tích Dữ liệu Nhân sự, bạn đang triển khai như thế nào?

Bạn không còn lạ lẫm gì với các câu nói như:

Data is gold – Dữ liệu là vàng”

Data driven decision making – Ra quyết định dựa trên dữ liệu”

Data never lies – Dữ liệu không bao giờ nói dối”

Mình mở bài như vậy, là để một lần nữa chúng ta đồng ý với nhau về mức độ quan trọng của dữ liệu.

Nhưng!

Có một thực tế là: việc phân tích dữ liệu nhân sự ở Việt Nam đang khá yếu.

Hầu hết chúng ta mới chỉ dừng lại ở việc, xử lý dữ liệu ở Excel/ Google Sheets và trình bày vài ba charts đơn giản, sau đó copy/paste vào Power Point.

Không rõ là bạn đang triển khai như thế nào?

Hay đã đạt đến trình độ: nắm rõ các kiến thức về dữ liệu, biết tổ chức dữ liệu, sử dụng các công cụ BI (Business Intelligent) và trình bày dashboard/ report một cách khoa học và bài bản!?

Mở khóa việc phân tích dữ liệu nhân sự

Để có thể làm tốt việc phân tích dữ liệu nhân sự, bạn cần phải có rất nhiều kiến thức liên quan.

Kiến thức về dữ liệu, kiến thức về các công cụ, và đặc biệt bạn phải có kiến thức về HR. Nếu không báo cáo của bạn sẽ rất khô khan và các con số trở nên vô hồn.

Các kiến thức cần có của HR Analyst - theo AIHR
Các kiến thức cần có của HR Analyst – theo AIHR

Bài viết này không tham vọng đến mức chia sẻ hết các kiến thức phân tích dữ liệu nhân sự cho bạn.

Nhưng sẽ mang lại một nội dung rất quan trọng, có thể giúp bạn tiến 1 bước xa trong việc phân tích dữ liệu nhân sự.

03 khái niệm quan trọng khi phân tích dữ liệu nhân sự

Có phải từ trước tới nay, khi tạo các charts hay sử dụng pivot table trong Excel/ Google Sheets bạn chỉ cần kéo thả các trường thông tin là xong.

Cũng chẳng quan tâm lắm, chúng là cái gì cả. Nếu kéo thả không được thì lại đi tính toán tạo ra một bảng dữ liệu mới từ data cũ, sau đó lại tạo thêm charts là xong.

Và cứ như thế dùng chục năm nay, chả quan tâm gì nhiều!

Đúng, vì nhu cầu của bạn chỉ có thế.

Nhưng để đáp ứng nhu cầu phân tích đa chiều, phân tích sâu (deep dive), tính toán lũy kế,…

Thì bạn cần phải biết rõ và phân biệt được chúng là gì?

Để từ đó có thể tiến đến việc tổ chức dữ liệu (data organization) hay sử dụng các công cụ BI để phân tích (analytics).

Dimension là gì?

Dimension được hiểu là một tập hợp các giá trị (values of dimension), mà bạn có thể nhóm chúng lại với nhau thành một danh mục.

Ví dụ: Trong dữ liệu nhân sự chúng ta thường hay có cột giới tính và GIỚI TÍNH có thể coi là 1 dimension

Chúng ta có thể có các dimension khác như ĐỘ TUỔI, THÂM NIÊN, KINH NGHIỆM, CHỨC DANH, HỌ TÊN,…

Values of Dimension là gì?

Các giá trị của Dimension (Values of Dimension) là các giá trị của một danh mục.

Ví dụ: Dimension là giới tính thì thường chúng ta sẽ có các giá trị như: NAM, NỮ, KHÁC.

Hay đối với dimension là thâm niên thì chúng ta thường có các giá trị như: dưới 1 năm, từ 1 năm – dưới 3 năm,…

Chú ý: Một dimension có thể là giá trị của một dimension khác.

Ví dụ:

(1) Dimension: Chuyên môn (Function)

(2) Values of dimension: Nhân sự, Tài chính,…

(3) Values of dimension (2): Tuyển dụng, Đào tạo, C&B,… (Nhân sự đóng vai trò là 1 dimension và có các giá trị là các chuyên môn nhỏ hơn)

Dimension là gì?
Dimension là gì?

Metric là gì?

Hiểu đơn giản, Metric (chỉ số) là các giá trị được hình thành bằng cách thực hiện các tính toán từ các giá trị của dimension (values of dimension).

Ví dụ:

  • Dimension: Giới tính
  • Values of dimension: Nam, Nữ, Khác
  • Metrics: Số lượng Nam (phép tính đếm); Tỷ lệ nam/ nữ (phép tính chia),…

Xem thêm: Khóa học Phân tích Kết quả Khảo sát

Nâng cấp kỹ năng phân tích dữ liệu nhân sự của bạn

Như vậy là bạn đã nắm rõ 3 khái niệm rất cơ bản nhưng vô cùng quan trọng của phân tích dữ liệu.

Và giờ là lúc bạn ứng dụng nó vào trong công việc của mình.

Cụ thể là sử dụng nó cho 2 việc quan trọng sau:

Tổ chức dữ liệu (Data Organization)

Đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong phân tích dữ liệu.

Trước đây chắc bạn cũng chưa thực sự quan tâm, cứ có dữ liệu như thế nào là xài như thế đó.

Nếu nó chưa đúng thì tạo ra bảng dữ liệu mới từ bảng cũ và đi vẽ charts (làm rất chân tay).

Và khi đã hiểu rõ những khái niệm mình chia sẻ ở trên, cũng là lúc bạn nên tối ưu công việc này.

Hãy tổ chức dữ liệu của bạn một cách thật khoa học, để có đầy đủ các dimension, values of dimension và có thể tính toán được nhiều metrics từ chúng.

Khi dữ liệu đã được làm sạch (cleansing) và tổ chức (organizing) một cách khoa học thì bạn đã thành công hơn 50% công việc của mình rồi.

Sử dụng các công cụ BI (Business Intelligent)

Chúng ta có rất nhiều công cụ BI rất dễ sử dụng như Power BI, Data Studio (Looker Studio), Tableau, Superset,…

Trình chỉnh sửa của các công cụ này đều hướng tới việc kéo thả (canvas) một cách dễ dàng và không ngừng tối ưu.

Nên bạn rất dễ dàng khi lên các charts để phân tích, bằng việc kéo thả các dimension.

Nên hãy tìm hiểu ngay để nâng cấp trình phân tích dữ liệu nhân sự của bạn.

Xem thêm: Khóa học Google Data Studio từ A – Z

Như vậy, là bạn đã nắm rõ được 03 khái niệm cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong phân tích dữ liệu.

Giờ là lúc để bạn khám phá thêm và ứng dụng chúng vào trong công việc của mình.

Báo cáo nhân sự, mẫu biểu và hướng dẫn xây dựng

Báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard là hai khái niệm cực kỳ quen thuộc phải không nào?

Mình tin là bạn đã từng nghe tới chúng rất nhiều.

Nhưng liệu bạn đã nắm rõ, phân biệt được biết cách xây dựng chúng hiệu quả chưa thì mình không chắc!

Và đó cũng là lý do, ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau đi khám phá chủ đề thú vị này.

Báo cáo nhân sự, mẫu biểu và hướng dẫn xây dựng

Khoan vội đi tìm hiểu, báo cáo nhân sự (HR Report) là gì?

Cách thông minh mà chúng ta sẽ làm đó là, xem xem trên thế giới, họ đang định nghĩa về Report như thế nào đã.

Sau đó, chúng ta sẽ khái quát về định nghĩa của báo cáo nhân sự (HR Report).

Báo cáo nhân sự (HR Report) là gì?

Theo Sisense – một trong bộ tứ công ty phân tích dữ liệu hàng đầu thế giới:

Báo cáo nhân sự

Dịch sang tiếng việt và hiểu nôm na là như thế này:

Báo cáo là tài liệu tĩnh, chứa dữ liệu ở dạng văn bản và bảng biểu. Đôi khi chúng bao gồm các hình ảnh như đồ thị và biểu đồ cơ bản, nhưng chủ yếu được tổ chức để làm nổi bật các số liệu thô hoặc các nguồn dữ liệu có liên quan.

Báo cáo thường được gửi đến các bên liên quan khác nhau theo định kỳ. Có nghĩa là, dữ liệu được truyền tải một cách không trực tiếp (không realtime). Một trong những thuộc tính của báo cáo là chúng cho phép người tạo báo cáo, xây dựng các câu chuyện đầy đủ với dữ liệu và tối ưu hóa trình bày. Ngoài ra, báo cáo bao gồm các dữ liệu đã được làm sạch, sắp xếp theo chủ đích và có sự phân tích kỹ lưỡng.

Đến đây, chắc bạn đã hình dung được rõ hơn về báo cáo, việc phân biệt tài liệu nào là báo cáo chắc đã dễ dàng hơn.

Và bạn cũng sẽ đồng ý với mình rằng:

Báo cáo nhân sự (HR Report) là tài liệu tĩnh, chứa các dữ liệu về nguồn nhân lực ở dạng văn bản và bảng biểu. Báo cáo nhân sự cung cấp cho chúng ta các thông tin cần thiết về nguồn nhân lực để phục vụ cho một mục tiêu quản trị nào đó.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng Công cụ Quản lý Yêu cầu Tuyển dụng

Còn dashboard? Nó khác gì mà sao nhiều người nhầm lẫn đến vậy?

HR Dashboard là gì?

Và cũng theo Sisense, dashboard có nghĩa là:

Báo cáo nhân sự

Dịch nôm na, có nghĩa là như thế này:

Dashboard là công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để hiển thị các số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể. Thông thường, các công cụ này rất năng động và trực tiếp, vì vậy dữ liệu đang được cập nhật theo thời gian thực và hình ảnh có thể hiển thị các thay đổi từ phút này sang phút khác. Ngoài ra, dashboard có thể hẹp hoặc rộng khi cần thiết, cho phép các tổ chức tạo nhiều dashboards cụ thể để tổ chức việc phân tích của họ tốt hơn.

Không rõ dịch như vậy có đúng ý của Sisense không!?

Nhưng theo hiểu biết của mình thì dashboard là một sản phẩm của công cụ trực quan hóa dữ liệu (BI tools) hơn là BI tools. BI tools chúng ta có thể kể đến như là Data Studio, PBI, Tableau, Superset,…

Thế liệu có ai đó hỏi bạn, HR Dashboard là gì?, thì bạn có thể trả lời rằng:

HR Dashboard là một sản phẩm trực quan hóa các dữ liệu về nhân sự, cái mà chúng ta có thể dùng để hiển thị các số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể. Dữ liệu được thể hiện trên dashboard có thể được cập nhật theo thời gian thực hoặc theo một khoảng thời gian nhất định nhưng thường là tự động.

Đọc đến đây, cũng là lúc ranh giới giữa báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard đang dần hiện rõ. Nó bắt đầu đã hình thành, thay vì như trước đây, bạn có “đeo kính” cũng chưa chắc nhìn thấy.

Phân biệt HR Report và HR Dashboard

Và sau đây, những khác biệt rõ ràng nhất giữa Report và Dashboard, sẽ cho chúng ta biết rằng: báo cáo nhân sự (HR Report) và HR Dashboard không phải là một như nhiều người vẫn nghĩ.

Dashboard Report
Công cụ trực quan hóa dữ liệu Tài liệu tĩnh chứa dữ liệu và các bảng biểu
Chúng ta có thể interact với nó, lọc, điều khiển, vv… Dạng tĩnh, không thể interact để xem dữ liệu nhiều chiều
Dữ liệu thường được cập nhật thường xuyên, có thể là theo thời gian thực Không cập nhật được mà phải tạo lại
Thường chỉ có phần biểu diễn dữ liệu, không có phần phân tích, đánh giá và nhận định chi tiết Số liệu thường là các phần highlight và có đi kèm phân tích, nhận định chi tiết
Thường được tạo bằng các công cụ BI Các số liệu thường được cắt ra từ dashboard và trình bày bằng nhiều công cụ khác nhau, có thể là word, powper point,…
Thường dùng acc, email để chia sẻ và phân quyền xem nhất định Có thể là hard copy hoặc soft copy và thường được gửi trực tiếp hoặc qua email. Người nhận thường xem được hết các phần của báo cáo

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Báo cáo Nhân sự cũng như HR Dashboard có từ xa xưa và hầu như trong số chúng ta ai cũng biết nó rất quan trọng và có nhiều vai trò đối với tổ chức. Nhưng trong thực tế, liệu bạn đã khai thác hết các vai trò của Báo cáo Nhân sự và HR Dashboard hay chưa, thì e rằng là không. Về cơ bản, chúng ta chỉ mới khai thác một phần nhỏ của chúng mà thôi.

Nhiều người cho rằng tìm hiểu vấn đề này không quan trọng nhưng đối với mình thì ngược lại và hi vọng bạn cũng thế. Bởi vì khi chúng ta không biết chúng giúp được gì thì không bao giờ sử dụng chúng một cách hiệu quả được.

Và khi bạn search google sẽ thấy, có rất nhiều vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard được đưa ra.

Nhưng chung quy lại, chúng chỉ có 3 vai trò chủ yếu sau:

1. Quản trị thông tin nhân sự (Management Information)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard tổng hợp đầy đủ tất cả các thông tin về nhân sự, từ tổng quan đến chi tiết. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về tình hình nhân sự một cách nhanh chóng thông qua các key metrics hay insights.

Đây có lẽ là chức năng chính và quan trọng nhất của chúng, nó giúp các nhà khai thác thông tin có những thứ cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định của họ được đúng đắn và hiệu quả hơn thông qua dữ liệu.

2. Giám sát nguồn nhân lực (HR Monitoring)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard giúp giám sát nguồn nhân lực của chúng ta ở nhiều khía cạnh, một cách liên tục. Chúng giúp chúng ta biết được tình trạng nguồn nhân lực đang như thế nào qua các thời điểm (trending).

3. Theo dõi các khu vực có vấn đề (Track problem areas)

Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard làm nổi bật các khu vực đang có vấn đề với nguồn nhân lực. Cụ thể là, các khối/ phòng/ ban bộ phận nào, hay là một mảng chức năng nào của nhân sự, đang gặp phải một vấn đề nghiêm trọng hay đang có chiều hướng xấu đi. Các con số (metrics), insights và trending về dữ liệu sẽ làm nổi bật và cảnh báo cho chúng ta các điều đó.

Vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard
Vai trò của Báo cáo Nhân sự (HR Report) và HR Dashboard – theo AIHR

Các chỉ tiêu (metrics) của Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Có rất nhiều chỉ tiêu/ chỉ số (metrics) cho một Báo cáo Nhân sự (HR Report), thậm chí cùng một metric nhưng lại có nhiều cách tính toán/ đo đạc khác nhau.

Ví dụ như về Turnover rate chẳng hạn, có đến tận 3 – 4 công thức cho metric quan trọng này.

Vậy, đâu là những metrics thực sự cần thiết?

Câu trả lời là, phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và giai đoạn mà doanh nghiệp đó đang phát triển. Vì đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau, mỗi giai đoạn khác nhau sẽ cần những metrics khác nhau để đo đạc và khai thác. Thay vì dành quá nhiều nguồn lực (resources) và nỗ lực (effort) để xây dựng mà thực ra không khai thác hết và còn gây ra tác dụng ngược là bội thực thông tin.

Tất nhiên là sẽ có những metrics chính, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp nhưng nó cũng sẽ khác nhau khi kết quả google trả về. Có chỗ sẽ liệt kê cho bạn 10 metrics, 20 metrics hay thậm chí rất nhiều. Và sau đây là một trong số đó nhưng chỉ để tham khảo mà thôi. Điều quan trọng là, metrics nào bạn cảm thấy phù hợp với mục đích và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp bạn thì đó là key metrics của doanh nghiệp bạn thời điểm đó.

Các chỉ số cần thiết cho Báo cáo nhân sự
Chỉ số nhân sự (HR Metrics) cần thiết cho Báo cáo nhân sự – theo AIHR.

Link download

Mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Khoan vội đi vào tham khảo chi tiết, chúng ta cần phải biết có những loại nào, từ đó mới có thể định hình được các mẫu biểu cho từng loại.

Theo bạn, thì người ta đang chia Báo cáo Nhân sự (HR Report) thành những loại nào?

Báo cáo về C&B? Báo cáo Tuyển dụng? Báo cáo đào tạo? Hay là Báo cáo bằng excel, báo cáo bằng Power BI…?

Thực ra thì không có nhiều loại Báo cáo Nhân sự (HR Report), nó chỉ có một loại mà thôi.

Đã gọi là Báo cáo Nhân sự (HR Report) thì nó bao gồm nhiều nội dung/ nhiều chức năng (functions) của HR. Còn nếu báo cáo về một nội dung hay function riêng lẻ nào đó thì chúng ta không nên gọi nó là Báo cáo Nhân sự (HR Report). Mà nên gọi đúng tên của nó là Báo cáo Tuyển dụng, Báo cáo Đào tạo như trên thế giới vẫn gọi là Recruitment Report hay Learning & Development Report.

Hay chúng ta cũng không nên xem Báo cáo Nhân sự (HR Report) bằng excel là một loại của chúng, đó chỉ là một hình thức thể hiện.

Và bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua các mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report) có những cấu phần nào.

Các cấu phần của một Mẫu Báo cáo Nhân sự (HR Report)

Như đã chia sẻ cùng bạn ở trên, Báo cáo Nhân sự là một tài liệu tĩnh và thường được trình bày dưới dạng văn bản và các biểu đồ, số liệu đi kèm.

Và một mẫu báo cáo nhân sự thường sẽ có các phần sau:

Trang bìa (cover page)

Bất kỳ một Mẫu Báo cáo Nhân sự nào cũng cần phải có trang bìa. Mục đích là để cung cấp cho người xem báo cáo thông tin cần thiết, một cách tổng quan nhất.

Ví dụ như: báo cáo cho công ty nào? Trong khoảng thời gian nào?…

Và thường trang bìa của Báo cáo nhân sự sẽ cho chúng ta biết các thông tin như:

  • Báo cáo cho công ty hay bộ phận nào – Company?
  • Báo cáo cho khoảng thời gian nào – Time report?
  • Phạm vi dữ liệu là gì – Scope of data? (Báo cáo có bao gồm đội parttime hay CTV không,…)
  • Thời điểm xây dựng báo cáo/ cập nhật báo cáo – Date created/ Update time?
  • Người nhận báo cáo gồm những ai – Report to?
  • Ai là người xây dựng báo cáo – Created by?
  • Báo cáo này bao gồm những function nào – List of content? (liệt kê theo dạng mục lục)
  • Mức độ bảo mật của báo cáo (Top secret, Secret, Confidential, Unclassified)
Mẫu Báo cáo Nhân sự
Mẫu Báo cáo Nhân sự

Trang tổng quan (Overview)

Tương tự, các mẫu Báo cáo Nhân sự cũng thường hay có Trang tổng quan (overview). Đây là trang để chúng ta tổng hợp lại những điểm quan trọng nhất của báo cáo (key points). Giúp người xem báo cáo dễ dàng nắm bắt các thông tin quan trọng.

Trang tổng quan sẽ thường trình bày các nội dung như:

  • Các metrics quan trọng của báo cáo: thường trình bày các metrics ở dạng scorecards và phần này thường được đặt lên đầu trang.
  • Phần đánh giá/ nhận xét chung: Đưa ra đánh giá chung, đồng thời liệt kê thêm các điểm cần phát huy và các điểm cần cải thiện.
  • Phần dự báo: dự báo cho thời gian sắp tới, các vấn đề có thể phát sinh
  • Phần cảnh báo (warning): những vấn đề nóng, cần khắc phục và cải thiện sớm
  • Phần đề xuất: đề xuất các chương trình, giải pháp để triển khai thực hiện
Mẫu báo cáo nhân sự
Mẫu báo cáo nhân sự

Trang báo cáo chi tiết cho các nghiệp vụ (Functional report detail)

Các trang này sẽ thể hiện báo cáo chi tiết cho các nghiệp vụ (function) của nhân sự.

Thường mỗi trang sẽ báo cáo cho một nghiệp vụ riêng biệt và cơ bản có 2 phần sau:

Module 1: Báo cáo tổng quan về nghiệp vụ

Phần này có cấu trúc tương tự như Trang overview đã trình bày ở trên.

Chỉ khác nhau ở chỗ, Trang overview thì trình bày chung cho tất cả các mảng của nhân sự, còn ở đây chỉ trình bày về nghiệp vụ đang báo cáo.

Module 2: Báo cáo chi tiết về nghiệp vụ

Báo cáo chi tiết sẽ được thể hiện theo các khía cạnh/ nhóm metrics theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần. Các nhóm metrics quan trọng sẽ được thể hiện lên đầu của phần này.

Mẫu báo cáo nhân sự
Mẫu báo cáo nhân sự

Ví dụ: Đối với mảng tuyển dụng chúng ta thường tách ra các nhóm metrics về số lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí,…

  • Về số lượng: chúng ta thể hiện các biểu đồ (charts) về số lượng/ tỷ lệ headcount tuyển trong kỳ (theo tháng, theo phòng ban, theo level,…)
  • Về chất lượng: chúng ta thể hiện tỷ lệ CBNV qua thử việc (pass probation), tỷ lệ turnover rate trong 6 tháng đầu,…
  • Về tiến độ: chúng ta thể hiện các charts về Số ngày trung bình để tuyển dụng thành công (theo từng level, phòng ban,… và so sánh với khung tiêu chuẩn dịch vụ,…)
  • Về chi phí: chúng ta thể hiện các charts về tổng chi so với kế hoạch (budget). Như chi cho headhunt, cho các jobsite hay refferal,…

Các charts thể hiện trong báo cáo thường là được cắt ra từ các dashboard đã xây dựng riêng. Hoặc chúng ta cũng có thể tạo các charts một cách trực tiếp lúc xây dựng báo cáo.

Và tất nhiên, đi kèm với mỗi chart thể hiện về số liệu, chúng ta phải đưa ra những phân tích (Analysis), so sánh (Comparision) và đề xuất (Suggestion) nhất định thì báo cáo mới có hiệu quả.

Hướng dẫn xây dựng Báo cáo Nhân sự

Như vậy, bạn đã có tương đối đầy đủ thông tin về báo cáo nhân sự rồi.

Từ khái niệm, phân biệt, cũng như hình hài của một báo cáo nhân sự ra làm sao.

Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau, tìm hiểu về việc xây dựng báo cáo nhân sự.

Các bước xây dựng báo cáo nhân sự

Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của báo cáo

Bước 2: Lựa chọn format và phác thảo wireframe

Bước 3: Chuẩn bị số liệu

Bước 4: Trình bày và phân tích

Bước 5: Tìm kiếm insights, đánh giá và đề xuất

Bước 6: Tổng hợp và hoàn thiện báo cáo

Bước 7: Lấy ý kiến và điều chỉnh

Bước 8: Phân phối báo cáo và cập nhật

(còn tiếp)

Xây dựng báo cáo nhân sự, xem ngay cách này

Có một thực tế là, khi bắt tay vào xây dựng báo cáo nhân sự chúng ta chẳng có một sự nghiên cứu hay chuẩn bị nào cả…

Đó là sự thật!

Chúng ta luôn chọn cách search các templates trên Google rồi từ đó mô phỏng theo.

Hãy thử nghĩ lại xem, bạn đã từng một lần nghiên cứu về wireframe, về các dimensions, metrics hay là các charts type nào là phù hợp khi xây dựng báo cáo nhân sự chưa?

Hãy để mình chia sẻ nó với bạn nhé.

Đầu tiên, wireframe.

Nó là một khái niệm trong mảng thiết kế website, các bạn UI/UX đã hình dung về hình hài của website bằng một bản phác thảo.

Bản phác thảo đó gọi là wireframe, và đây là wireframe của Trang chủ Youtube.

Xây dựng báo cáo nhân sự, xem ngay cách này

Đó là lý do để giờ đây trước khi bắt tay vào xây dựng bất kỳ dashboard gì, người ta thường dựng wireframe của nó trước.

Tất nhiên là những người thành công luôn có lối đi riêng, vào google search các templates cùng chủ đề và phỏng theo nó là lựa chọn của họ.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard.

Thứ hai, Dimensions & Metrics.

Trước nay, chúng ta hay nói về HR Metrics – nó là một thuật ngữ vô cùng quen thuộc. Nhưng giờ đây, khi HR Data Analytics phát triển mạnh mẽ hơn thì hiểu thêm về dimensions là một yêu cầu bắt buộc.

Khi bạn sử dụng bất kỳ một công cụ Business Intelligent nào, ví dụ như PBI, Google Data Studio, Tableau hay Superset chẳng hạn. Nếu không hiểu rõ và phân biệt được hai khái niệm này thì công cuộc làm báo cáo của bạn, vẫn còn bập bẹ lắm. Đối với excel, power point hay google sheets cũng thế mà thôi, chỉ là bạn cứ làm nhưng đầu thì không rõ.

Hiểu một cách đơn giản thì:

  • Dimension là một tập hợp các giá trị có thể nhóm lại với nhau và các giá trị đó chưa được tổng hợp (aggregation), hay nói cách khác là chưa được tính toán.

Ví dụ: Dimension giới tính của CBNV có các giá trị là Nam, Nữ chẳng hạn.

  • Metric là một tổng hợp – tính toán cụ thể áp dụng cho một tập hợp các giá trị nào đó

Ví dụ: Với tập hợp các giá trị Nam, Nữ thì chúng ta có các metrics như Tỷ lệ Nam/ Nữ.

Nếu bạn nghĩ rằng những trường thông tin nào mà giá trị của nó là số thì là metric, điều đó hoàn toàn sai. Còn nếu một metric có thể là một dimension và ngược lại thì hoàn toàn đúng.

Điều đó được phân biệt qua hình sau:

Xây dựng báo cáo nhân sự, xem ngay cách này

Thứ ba, lựa chọn chart type nào là phù hợp?

Nhiều khi chúng ta dùng các charts để biểu diễn các số liệu mà chúng ta cần và nghĩ rằng xong xuôi rồi, chắc sếp sẽ khen mình đấy!?

Nào đâu ai ngờ, tại sao lại dùng charts này và mục đích của nó là gì vậy em? – sếp said

Thì bất ngờ, bật ngữa và lẩm bẩm rằng: e cũng chưa từng nghĩ…

Buổi họp kết thúc tại đó, vác máy tính về chỗ ngồi mà lòng buồn, nặng trĩu 🙁

Để tình huống này không xảy ra với bạn thì ngay bây giờ hãy tìm hiểu qua một chút nhé.

Xây dựng báo cáo nhân sự, xem ngay cách này

Hình này cho chúng ta biết khi làm bất kỳ báo cáo nào chúng ta cũng thường có 4 mục tiêu chính và những mục tiêu đó sẽ được thể hiện thông qua các charts tương ứng.

Mục tiêu 1: Comparison – So sánh

So sánh dữ liệu giữa các đối tượng nghiên cứu với nhau hay đối tượng nghiên cứu với một mốc nhất định.

Ví dụ: So sánh tỷ lệ turnover rate qua các kỳ để xem xu hướng biến động nhân sự.

Mục tiêu 2: Distribution – Phân bố

Xem xét việc phân bố dữ liệu, mức độ phân tán/ tập trung của dữ liệu, xác định các điểm bất thường,…

Ví dụ: Các ứng viên IT tuyển dụng gần đây có điểm đánh giá trung bình phân bố như thế nào, tập trung thì cho thấy chất lượng ứng viên là khá đồng đều, còn khá phân tán thì cần xem lại khâu tạo nguồn và screening cv.

Mục tiêu 3: Composition – Thành phần

Chúng ta xem xét đối tượng nghiên cứu được tạo nên bởi những thành phần nào và thành phần đó chiếm bao nhiêu %.

Ví dụ: Các channel tuyển được nhiều ứng viên nhất và chúng chiếm bao nhiêu % để từ đó tập trung nguồn lực và kinh phí.

Mục tiêu 4: Relationship/ Correlation – Mối quan hệ/ Tương quan

Tìm hiểu mối liên hệ, tương quan giữa hai hay nhiều đối tượng với nhau thông qua dữ liệu.

Ví dụ: Xem xét việc liên quan giữa bỏ ra nhiều chi phí đào tạo thì tỷ lệ hoàn thành KPI có tốt hơn không.

Đến đây là hết rồi đấy.

Như vậy là, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu một số khái niệm đơn giản trong công cuộc làm báo cáo nhân sự, HR Data Analytics.

Và chắc chắn chúng ta sẽ có nhiều bài viết chia sẻ hay ho về chủ đề này nữa.

Với quan điểm của mình, trước khi bắt đầu làm gì chúng ta hãy hoạch định và nghiên cứu một chút để bắt tay vào làm được hiệu quả hơn. Và hãy tập trung học một lần cho bài bản để có được kiến thức/ skills mà mình cần.

Nếu bạn quan tâm, thì đây là form đăng ký các khóa học liên quan về báo cáo nhé 😉

Việc học hay không là của bạn, còn gửi các bài viết hay ho qua các email đăng ký này là việc chúng tôi chắc chắn làm.

Nice day 😉

HR Report, phân tích yêu cầu và cách xây dựng

HR Report, có thực sự cần phân tích yêu cầu khi xây dựng?

Có một thực tế mình và các bạn đang gặp phải khi nghe câu nói: Gửi lại cho anh HR Report tháng này trước ngày 10.

Đó là chúng ta sẽ cảm thấy buồn, mặt chúng ta bắt đầu trầm lại và não cũng bắt đầu tư duy làm như thế nào. Kèm theo đó là một giọng nói yếu ớt, lý nhí vang lên hai chữ “vâng anh“.
Tạm bỏ hết lại tất cả đang dở dang, nhanh tay bật Google search và gõ:
Hướng dẫn xây dựng HR Report
Các chỉ tiêu của một HR Report
Cách xây dựng báo cáo bằng excel và power point
Chưa kịp đọc hết những danh sách tìm kiếm dài ngoằng trên Google, lại nhanh tay đăng bài vào nhóm HR Data Analysis để hỏi:
500 ACE cho em xin mẫu HR Report để em tham khảo với ạ. E đội ơn.và kèm theo đó là chiếc mặt cười mếu đáng thương hại

Phân tích yêu cầu khi xây dựng HR Report

Khoan vội, bạn đúng là đáng thương hại khi chỉ biết nói 2 chữ “vâng anh” mà không biết hỏi rằng:
Anh cần những thông tin gì để em tập trung phân tích sâu hơn?

Em gửi anh cả bản Excel và Power Point anh nhé!
Mình sẽ gửi cho những ai để em tối ưu báo cáo?
Em bận quá lùi sang 11 được không anh ơiiii
Do đó, cứ bình tĩnh cơm chưa ăn kẻng còn đó, cứ phải làm cho ra nhẽ là phân tích yêu cầu báo cáo đã.
Hay nói cách khác là phân tích ông sếp ông muốn biết các thông tin gì từ HR Report và đích thực bao giờ ông cần vì các sếp hay có tính toán delay time lắm. Chúng ta phải làm được như thế trước khi nói tới việc guide thêm cho ông một số cái cần đưa vào báo cáo để làm màu cho bản thân mình hay làm ra một báo cáo chất lượng mà om hàng tận cả tháng trời đến khi đưa lên anh lại chửi “cần quái gì báo cáo giờ này nữa”.
Đắng! Thực sự rất đắng.

Xem thêm: Khóa học Xây dựng HR Dashboard

Kỹ thuật phân tích yêu cầu khi xây dựng HR Report

Đi vào kỹ thuật phân tích yêu cầu báo cáo thì các bạn chỉ cần giải quyết 2 câu hỏi:
Người nhận là ai?
Báo cáo cái gì?
Trả lời được 2 câu hỏi này các bạn sẽ xây dựng được một HR Report nhắm đúng mục tiêu người nhận giúp cho họ xem báo cáo thấy đúng là đang gửi cho mình. Người nhận khai thác được các số liệu của báo cáo để vận dụng được trong việc ra quyết định.

Các bạn phải xác định và phân biệt được từng đối tượng nhận báo cáo để thiết kế báo cáo cho hiệu quả.

Ví dụ:
  • Khi thiết kế báo cáo để gửi cho CEO thì báo cáo chỉ cần tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất, trình bày súc tích, ngắn gọn nêu nổi bật vấn đề.
  • Khi gửi cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính thì bạn nên tập trung vào các yếu tố chi phí, quỹ lương, thưởng, doanh thu/ đầu người,…
  • Hay khi gửi cho sếp của bạn là nhân sự thì bạn hầu như phải nêu đầy đủ các tiêu chí, phân tích, so sánh, đánh giá để nêu bật được các vấn đề, hay nói chung bạn phải hết sức để ý về chi tiết.
  • Hay khi gửi báo cáo chung cho tất cả các head phòng/ban thì bạn phải thiết kế các trường lọc thông tin như filter, slicer, pivot, macro, công thức để các đối tượng nhận khác nhau họ dễ dàng lọc được các thông tin họ cần xem, không phải bắt ai cũng phải xem hết từng ấy thông tin trong một HR Report dài ngoằng đầy sự sáng tạo của bạn.
Giống như mình, khi mình gửi sếp thì báo cáo đầy đủ từ A – Z, phân tích rất dài, vừa nhiều số, vừa nhiều chữ, khiến cho sếp chỉ biết gật đầu mà không thèm hỏi lại hai chữ tại sao?. Còn khi gửi CEO, mình không bao giờ làm quá 5 slides và chỉ cần highlight các con số, kèm vài nhận xét ngắn củn nhưng chất lượng như:
Tỷ lệ turnover rate này ở mức tốt của thị trường, là tỷ lệ thay máu tốt nhất so với các kỳ trước và cùng kỳ năm ngoái.
Do đó, từ nay các bạn hãy bỏ thói quen dùng một HR Report mình cho là tuyệt vời nhất để gửi cho tất cả mọi người, khi đó các bạn sẽ có một ngày không hề tuyệt vời tí nào.